SharePoint Online là một nền tảng cộng tác phổ biến được hơn 200 triệu người dùng sử dụng. Mục đích của nó về cơ bản là để quản lý các tài liệu số hóa. Tính năng của nhóm SharePoint cung cấp cho quản trị viên một lối tắt để cấp cho nhiều người dùng các mức quyền giống nhau đối với nội dung và trang web. Nếu bạn cần biết cách thêm người dùng vào nhóm SharePoint, chúng tôi đã phác thảo các bước trong bài viết này.
Chúng tôi cũng thảo luận về cách thêm thành viên bên ngoài vào nhóm, cách khắc phục sự cố - nếu bạn gặp sự cố khi thêm thành viên bên ngoài. Ngoài ra, chúng tôi sẽ đề cập đến một số mẹo quản lý nhóm khác để sử dụng SharePoint Online qua Windows và macOS.
Làm thế nào để Thêm Thành viên Nhóm trên SharePoint?
Các bước sau yêu cầu quyền quản lý và tạo nhóm. Để thêm thành viên vào nhóm bằng Windows 10:
- Khởi chạy SharePoint Online sau đó truy cập dự án hoặc trang web của bạn.
- Nhấp vào “Chia sẻ”.
- Ngoài ra, nếu tùy chọn “Thành viên” hiển thị, hãy chọn tùy chọn đó rồi chọn “Thêm thành viên”.
- Nhập tên hoặc địa chỉ email của những người dùng bạn muốn thêm vào nhóm trong trường văn bản "Nhập tên, địa chỉ email hoặc Mọi người".
- Tên sẽ xuất hiện trong hộp xác nhận bên dưới; bấm vào một người dùng để thêm vào hộp.
- Lặp lại các bước 3 và 4 cho đến khi tất cả người dùng bạn muốn thêm đã được thêm vào.
- Nếu bạn muốn bao gồm một ghi chú với lời mời, hãy chọn “Bao gồm một tin nhắn cá nhân với lời mời này.”
- Sau đó chọn “Chia sẻ”.
Để thêm thành viên vào nhóm bằng macOS:
- Khởi chạy SharePoint Online sau đó truy cập dự án hoặc trang web của bạn.
- Nhấp vào “Chia sẻ”.
- Ngoài ra, nếu tùy chọn “Thành viên” hiển thị, hãy chọn tùy chọn đó rồi chọn “Thêm thành viên”.
- Nhập tên hoặc địa chỉ email của những người dùng bạn muốn thêm vào nhóm trong trường văn bản "Nhập tên, địa chỉ email hoặc Mọi người".
- Tên sẽ xuất hiện trong hộp xác nhận bên dưới; bấm vào một người dùng để thêm vào hộp.
- Lặp lại các bước 3 và 4 cho đến khi tất cả người dùng bạn muốn thêm đã được thêm vào.
- Nếu bạn muốn bao gồm một ghi chú với lời mời, hãy chọn “Bao gồm một tin nhắn cá nhân với lời mời này.”
- Sau đó chọn “Chia sẻ”.
Làm thế nào để Loại bỏ Thành viên Nhóm trên SharePoint?
Để xóa thành viên nhóm qua Windows 10:
- Khởi chạy SharePoint Online sau đó truy cập dự án hoặc trang web của bạn.
- Chọn “Cài đặt”> “Cài đặt trang web”.
- Chọn tùy chọn “Thông tin trang web” nếu nó có sẵn thay vì “Cài đặt trang web”.
- Nhấp vào “Xem tất cả cài đặt trang web”.
- Từ “Người dùng và Quyền” trên trang “Cài đặt Trang web”, hãy chọn “Mọi người và Nhóm”.
- Từ “Khởi chạy nhanh”, hãy nhấp vào tên nhóm mà bạn muốn xóa người dùng khỏi đó.
- Đánh dấu vào các hộp kiểm bên cạnh các thành viên bạn muốn xóa.
- Sau đó, nhấn “Tác vụ”> “Xóa người dùng khỏi nhóm.”
- Sau đó “OK” để xác nhận.
Để xóa thành viên nhóm qua macOS:
- Khởi chạy SharePoint Online sau đó truy cập dự án hoặc trang web của bạn.
- Chọn “Cài đặt”> “Cài đặt trang web”.
- Chọn tùy chọn “Thông tin trang web” nếu nó có sẵn thay vì “Cài đặt trang web”.
- Nhấp vào “Xem tất cả cài đặt trang web”.
- Từ “Người dùng và Quyền” trên trang “Cài đặt Trang web”, hãy chọn “Mọi người và Nhóm”.
- Từ “Khởi chạy nhanh”, hãy nhấp vào tên nhóm mà bạn muốn xóa người dùng khỏi đó.
- Đánh dấu vào các hộp kiểm bên cạnh các thành viên bạn muốn xóa.
- Sau đó, nhấn “Tác vụ”> “Xóa người dùng khỏi nhóm.”
- Sau đó “OK” để xác nhận.
Làm thế nào để thay đổi quyền nhóm trên SharePoint?
Để thay đổi quyền cho một nhóm qua Windows 10:
- Khởi chạy SharePoint Online sau đó truy cập dự án hoặc trang web của bạn.
- Chọn “Cài đặt”> “Cài đặt trang web”.
- Chọn “Thông tin trang web” nếu nó có sẵn thay vì “Cài đặt trang web”.
- Nhấp vào “Xem tất cả cài đặt trang web”.
- Từ “Người dùng và quyền” trên trang “Cài đặt trang web”, hãy chọn “Quyền đối với trang web”.
- Chọn hộp kiểm cho nhóm có quyền bạn muốn thay đổi.
- Từ tab “Quyền”, hãy chọn “Chỉnh sửa quyền của người dùng”.
- Đánh dấu vào các hộp kiểm cần thiết cho cấp độ quyền mới.
Để thay đổi quyền cho một nhóm qua macOS:
- Khởi chạy SharePoint Online sau đó truy cập dự án hoặc trang web của bạn.
- Chọn “Cài đặt”> “Cài đặt trang web”.
- Chọn “Thông tin trang web” nếu nó có sẵn thay vì “Cài đặt trang web”.
- Nhấp vào “Xem tất cả cài đặt trang web”.
- Từ “Người dùng và quyền” trên trang “Cài đặt trang web”, hãy chọn “Quyền đối với trang web”.
- Chọn hộp kiểm cho nhóm có quyền bạn muốn thay đổi.
- Từ tab “Quyền”, hãy chọn “Chỉnh sửa quyền của người dùng”.
- Đánh dấu vào các hộp kiểm cần thiết cho cấp độ quyền mới.
Câu hỏi thường gặp bổ sung
Làm cách nào để tạo nhóm trên SharePoint?
Để tạo nhóm SharePoint qua máy tính:
1. Khởi chạy SharePoint Online sau đó truy cập dự án hoặc trang web của bạn.
2. Chọn “Cài đặt”> “Quyền trang web”.
3. Chọn “Cài đặt quyền nâng cao”.
4. Chọn “Tạo nhóm” từ tab “Quyền”.
5. Trong trường văn bản “Tên” và “Giới thiệu về bản thân”, hãy nhập tên và mô tả cho nhóm SharePoint.
6. Nêu một chủ sở hữu duy nhất của nhóm bảo mật này trong trường văn bản "Chủ sở hữu".
7. Chỉ định ai có thể xem và chỉnh sửa chi tiết thành viên của nhóm từ phần “Cài đặt Nhóm”.
8. Từ “Yêu cầu tư cách thành viên”, hãy chọn cài đặt cho yêu cầu rời khỏi hoặc tham gia nhóm; bạn có thể chỉ định địa chỉ email cho các yêu cầu.
9. Chọn cấp độ quyền từ phần “Cấp quyền nhóm cho trang web này”.
10. Sau đó chọn “Tạo”.
Làm cách nào để xóa một nhóm SharePoint?
1. Khởi chạy SharePoint Online sau đó truy cập dự án hoặc trang web của bạn.
2. Chọn biểu tượng bánh răng “Cài đặt” rồi chọn “Cài đặt trang web”. Chọn “Thông tin trang web” nếu “Cài đặt trang web” không được hiển thị.
3. Sau đó chọn “Xem tất cả cài đặt trang web”. Trên một số trang, bạn có thể cần chọn “Nội dung trang”> “Cài đặt trang”.
4. Trong “Người dùng và Quyền”, hãy chọn “Mọi người và Nhóm”.
5. Bây giờ hãy chọn tên của nhóm SharePoint bạn muốn xóa.
6. Chọn “Cài đặt”> “Cài đặt nhóm”.
7. Cuộn xuống cuối trang để chọn “Xóa”.
8. Sau đó “OK” trong cửa sổ xác nhận.
Làm cách nào để thêm thành viên bên ngoài vào nhóm SharePoint?
1. Khởi chạy SharePoint Online sau đó truy cập dự án hoặc trang web của bạn.
2. Nhấp vào nút "Chia sẻ" từ góc trên bên phải.
3. Từ cửa sổ bật lên, qua tab mặc định “Mời mọi người”, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của những người dùng bạn muốn thêm vào nhóm; đảm bảo rằng hộp kiểm “Gửi lời mời qua email” được bật.
4. Để đảm bảo các thành viên bên ngoài của bạn không có đầy đủ quyền, hãy kiểm tra kỹ nhóm nào và các cấp độ quyền được cấp. Theo mặc định, SharePoint đặt nhóm “Thành viên” với quyền “Đóng góp”.
5. Sau khi hoàn tất, nhấn nút “Chia sẻ”.
Tại sao tôi không thể thêm thành viên vào nhóm trên SharePoint?
Nếu bạn nhận được thông báo lỗi khi cố gắng thêm người dùng bên ngoài vào một nhóm hoặc quyền đối với người dùng không hoạt động như mong đợi, hãy thử các cách sau:
Thử xóa bộ nhớ cache của trình duyệt web của bạn
Bộ đệm ẩn của trình duyệt lưu trữ dữ liệu xấu có thể xung đột với SharePoint Online và gây ra lỗi. Để xóa bộ nhớ cache của trình duyệt web Chrome:
1. Khởi chạy Chrome và nhấp vào biểu tượng menu ba chấm, sau đó nhấp vào “Cài đặt”.
2. Nhập “Cache” vào thanh tìm kiếm.
3. Chọn “Xóa dữ liệu duyệt web”.
4. Từ tab cơ bản, hãy bật “Tệp và hình ảnh được lưu trong bộ nhớ cache” và “Cookie và dữ liệu trang web khác”
5. Sau đó chọn nút “Xóa dữ liệu”.
Thử cho phép loại nội dung bên ngoài truy cập cho mọi người / tất cả người dùng
Để cho phép các loại nội dung bên ngoài truy cập vào Mọi người hoặc Tất cả người dùng, hãy làm như sau:
1. Khởi chạy SharePoint Online và điều hướng đến “Trung tâm quản trị SharePoint.”
2. Chọn “cửa hàng an toàn”.
3. Nhấp vào “ID ứng dụng mục tiêu” sau đó nhấp vào “Chỉnh sửa”.
4. Từ phần “Thành viên”, bao gồm nhóm “Mọi người”, sau đó cuộn xuống trang để nhấp vào “OK”.
5. Điều hướng trở lại “Trung tâm quản trị SharePoint” và nhấp vào “bcs”.
6. Từ các tùy chọn “bcs”, hãy chọn “Quản lý Mô hình BDC và Loại Nội dung Bên ngoài.”
· Đảm bảo “Chế độ xem” được đặt thành “Loại nội dung bên ngoài”.
7. Nhấp vào “Mô hình BDC” được sử dụng cho nội dung bên ngoài, sau đó nhấp vào “Đặt quyền lưu trữ siêu dữ liệu”.
8. Từ hộp thoại “đặt quyền trong Cửa hàng siêu dữ liệu”, đối với các quyền, hãy bao gồm “Mọi người” rồi nhấn “Thêm”.
9. Nhấp vào nhóm “Mọi người” từ các tài khoản hiện có được liệt kê cho “Cửa hàng siêu dữ liệu”. Đảm bảo tùy chọn “Thực thi” được bật.
10. Cuộn xuống hộp thoại để bật các tính năng sau:
· “Truyền quyền cho tất cả các Mô hình BDC”
· “Hệ thống bên ngoài và loại nội dung bên ngoài trong kho siêu dữ liệu BDC”
11. Bây giờ nhấn “OK”.
Đảm bảo Chia sẻ Bên ngoài được Bật
Chia sẻ bên ngoài có thể đã bị vô hiệu hóa trên SharePoint, Site và Office 365. Hãy thử bật lại nó để giải quyết sự cố:
1. Khởi chạy “Trung tâm Quản trị Trực tuyến của Microsoft”.
2. Bên dưới “SharePoint Online”, hãy nhấp vào liên kết “Quản lý”.
3. Từ ngăn bên trái của “Cửa sổ trung tâm quản trị”, hãy chọn “Quản lý Tập hợp Trang”.
4. Chọn “Cài đặt” qua “Trang tổng quan của trung tâm quản trị”, sau đó nhấp vào “Quản lý người dùng bên ngoài” từ menu.
5. Nhấp vào nút “Cho phép” sau đó nhấp vào “Lưu” để lưu các thay đổi.
Cấp quyền nhóm SharePoint đồng thời
Nhóm SharePoint cung cấp một cách nhanh chóng và hiệu quả để cho phép nhiều người truy cập vào nội dung và trang web. Các thành viên nhóm có thể là nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức. SharePoint Online được tích hợp với bộ Microsoft Office và là một trong những nền tảng cộng tác được ưa chuộng kể từ năm 2001.
Bây giờ chúng tôi đã chỉ cho bạn cách thêm thành viên vào nhóm SharePoint và một số mẹo quản lý nhóm cơ bản, chúng tôi muốn biết liệu các thành viên trong nhóm có thể sử dụng quyền của họ như mong đợi không? Bạn có gặp bất kỳ sự cố nào không - nếu có, bạn đã giải quyết chúng như thế nào? Hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn về SharePoint Online nói chung trong phần nhận xét bên dưới.