Ứng dụng quản lý nhóm rất tuyệt vời để giữ mọi người trong nhóm ở cùng một trang liên quan đến tổ chức. Với Asana, người quản lý có thể phân phối hiệu quả các nhiệm vụ và thêm thành viên Khách để hỗ trợ các nhóm nhằm cung cấp thêm lực lượng lao động cho các dự án quan trọng của họ.
Cho dù bạn đang lãnh đạo một nhóm hay bạn chỉ là một thành viên, chúng tôi sẽ cho bạn biết tất cả về việc thành thạo quản lý dự án và cách thêm Khách vào Tổ chức hoặc nhóm của bạn trong Asana. Đọc để tìm hiểu thêm.
Cách thêm khách trong Asana
Asana cho phép các công ty thêm thành viên mới, ngay cả khi họ không có miền email. Tính năng này rất hữu ích để thêm cộng tác viên mới vào các nhiệm vụ cụ thể hoặc thêm khách hàng để theo dõi tiến trình của bạn. Trạng thái khách cho phép bất kỳ ai không có email có miền tổ chức trở thành Khách của tổ chức.
Quản trị viên của các Tổ chức trong Asana là những người được ủy quyền mời và thêm Khách. Họ có thể quyết định ai có thể thêm thành viên mới bằng cách chọn chỉ quản trị viên, thành viên tổ chức hay mọi người có thể mời người mới vào nhóm.
Dưới đây là cách Mời khách từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên:
- Mở Asana và nhấp vào nút “Thành viên” ở góc trên bên phải.
- Nhấn vào nút "Mời thành viên".
- Nhập địa chỉ email của người bạn muốn mời.
- Từ menu thả xuống, hãy chọn dự án bạn muốn chỉ định cho họ.
- Xác nhận bằng cách nhấp vào “Gửi”.
Dưới đây là các bước để mời ai đó tham gia dự án:
- Mở Asana và dự án mà bạn muốn mời Khách mới.
- Nhấp vào biểu tượng “Thành viên” và nó sẽ mở ra cửa sổ “Chia sẻ dự án”.
- Bạn có thể mời các thành viên mới trong nhóm hoặc Khách bằng cách nhập tên hoặc địa chỉ email của họ.
Cách mời mọi người vào tổ chức của bạn
Cách dễ nhất để mời Thành viên hoặc Khách mới tham gia dự án của bạn là gửi cho họ một liên kết mời có thể chia sẻ. Người dùng Asana có thể chia sẻ các liên kết này trên nhiều kênh như Slack, Microsoft Teams, email, hoặc thậm chí qua tin nhắn văn bản. Các liên kết có thể chia sẻ là rất tốt để mời các Thành viên mới và email là tốt nhất cho Khách.
Nếu bạn muốn mời ai đó tham gia một dự án, đây là những gì bạn cần làm:
- Mở Asana.
- Trên thanh bên trái, hãy tìm dự án bạn muốn chia sẻ.
- Nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải.
- Chọn xem bạn muốn mời ai đó qua email hoặc liên kết có thể chia sẻ.
- Sao chép liên kết để chia sẻ dự án.
Nếu bạn muốn mời ai đó vào nhóm, đây là cách bạn có thể thực hiện:
- Mở Asana.
- Nhấp vào tên nhóm của bạn.
- Nhấn vào nút "Mời".
- Trong cửa sổ bật lên, hãy quyết định xem bạn muốn mời các thành viên bằng email hay liên kết.
Câu hỏi thường gặp bổ sung
Bạn có thể giữ các dự án và công việc ở chế độ riêng tư trong Asana không?
Có, bạn có toàn quyền kiểm soát tất cả các dự án của mình trong Asana và bạn có thể quyết định trạng thái của chúng. Kiểm soát quyền cho phép bạn theo dõi mọi thông tin và khả năng hiển thị của nó đối với các thành viên Tổ chức. Mọi cá nhân đều có thể xác định xem họ chỉ muốn chia sẻ điều gì đó với nhóm và cộng tác viên của họ hay với mọi người khác trong Tổ chức.
Nếu các nhiệm vụ là một phần của một dự án riêng tư, thì khả năng hiển thị của chúng sẽ bị hạn chế đối với chỉ những cộng tác viên làm việc trực tiếp trên dự án và các nhiệm vụ của nó. Mọi cộng tác viên đều có thể xem nhiệm vụ hoặc công việc phụ của họ, nhưng họ không thể truy cập nhiệm vụ của người khác, ngay cả khi họ ở trong cùng một Tổ chức.
Đôi khi, khi bạn muốn thông tin cụ thể nằm giữa một vài thành viên trong nhóm, bạn có thể đánh dấu các dự án này là Riêng tư hoặc thậm chí là Chỉ bình luận. Sau khi bạn đặt nhiệm vụ của mình ở chế độ công khai, chúng sẽ khả dụng với mọi người trong Tổ chức hoặc Nhóm của bạn.
Khi bạn quyết định thay đổi quyền riêng tư của dự án của mình, đây là những gì bạn cần làm:
• Nhấp vào dấu “+” ở góc trên bên phải.
• Ở đó, bạn sẽ thấy tất cả Thành viên và Khách trong Nhóm của mình và ở trên cùng, bạn sẽ thấy “Đặt ở chế độ riêng tư”.
• Sau khi bạn nhấp vào “Đặt ở chế độ riêng tư”, dự án của bạn chỉ có sẵn cho các thành viên trong nhóm.
Ngoài ra, nếu bạn muốn thay đổi trạng thái của một công việc thành riêng tư, thì đây là những gì bạn cần làm:
• Mở một nhiệm vụ trong Asana.
• Nhấp vào “Đặt ở chế độ riêng tư” ở góc trên bên phải.
• Bằng cách này, nhiệm vụ là riêng tư cho chỉ bạn và các cộng tác viên khác xem.
• Xóa tất cả cộng tác viên ở cuối trang nếu bạn muốn đặt nhiệm vụ này ở chế độ riêng tư.
Bạn có thể thêm cả thành viên và khách vào cùng một dự án không?
Thật vậy, bạn có thể thêm cả Thành viên và Khách vào cùng một dự án. Sau khi ở trong cùng một nhóm, họ sẽ có thể nhìn thấy tên của nhau và tương tác với nhau nhiều hơn. Nếu hai Khách hiện coi nhau là “Người dùng riêng tư”, điều đó có nghĩa là họ không làm việc trong cùng một dự án hoặc không thuộc cùng một nhóm. Sau khi được chỉ định vào cùng một dự án, tên của họ sẽ hiển thị.
Thành viên được phép mời Khách tham gia Tổ chức, nhưng Quản trị viên là người đưa ra quyết định cuối cùng. Tất nhiên, Thành viên chỉ có thể thêm Khách vào các dự án mà họ đang thực hiện và Quản trị viên có thể thêm họ vào tất cả các dự án đang hoạt động, cũng như các dự án bị ẩn.
Bạn có thể có nhiều người được giao trong Asana không?
Hiện tại, không thể có nhiều người được chỉ định trong Asana. Chỉ một người có thể được giao cho một nhiệm vụ vì họ chịu trách nhiệm về việc hoàn thành nhiệm vụ đó.
Một cách để chia sẻ nhiệm vụ giữa những người khác nhau là thêm một hoặc nhiều nhiệm vụ phụ, nơi bạn có thể dễ dàng liên kết với nhiều cộng tác viên hơn. Một cách khác là sử dụng tùy chọn “Gán bản sao” và có nhiều người hơn làm việc trên các bản sao của cùng một nhiệm vụ.
Asana có tích hợp với nhóm không?
Asana và Microsoft Teams đã đồng tạo ra một công cụ quản lý nhóm thành công. Sử dụng Asana cho Microsoft Teams, các nhóm có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Trong tích hợp này, bạn có thể sử dụng Nhóm để nói chuyện với cộng tác viên và Asana để phân phối nhiệm vụ.
Đây là những gì tích hợp cho phép bạn làm:
• Thực hiện theo các nhiệm vụ, dự án và cập nhật Asana trong Nhóm.
• Sử dụng Nhóm để tìm kiếm các dự án trong Asana.
• Tạo thông báo tùy chỉnh hoạt động trên cả hai nền tảng.
• Tùy chỉnh tất cả các tùy chọn thông báo của bạn.
• Sử dụng tất cả các tệp Microsoft Office và đính kèm chúng vào các dự án và nhiệm vụ Asana.
• Sử dụng OneDrive để lưu trữ tất cả dữ liệu quan trọng cho các tác vụ và dự án Asana.
Du khách có thể làm gì ở Asana?
Khách không thể có cùng cấp truy cập với các thành viên của tổ chức. Hơn nữa, họ sẽ chỉ có thể xem thông tin hoặc tệp được chia sẻ cụ thể với họ hoặc trong một nhóm mà họ tham gia. Khách có thể xem các nhiệm vụ, dự án và dự án công khai đã được chia sẻ với họ nhưng không có quyền chỉnh sửa họ.
Các tính năng trả phí có sẵn, nhưng khi nói đến việc tạo, chỉnh sửa hoặc thậm chí xóa Trường tùy chỉnh, điều đó sẽ không thể thực hiện được nếu bạn là Khách trong Asana.
Đây là những gì mà Khách có quyền truy cập:
• Khách không thể trở thành thành viên của nhóm
• Khách không thể trở thành Thành viên nhóm nếu không thay đổi địa chỉ email của họ
• Khách không thể duyệt các nhóm khác hoặc truy cập các nhóm khác nhau trong tổ chức
Làm Khách Trong Một Tổ Chức Có Ý Nghĩa Gì?
Khách là người dùng không có tài khoản email chính thức từ công ty. Họ nhận được lời mời giúp đỡ nhóm với một hoặc một số dự án trong tầm tay. Với trạng thái Khách, bạn có thể giao tiếp với khách hàng, khách hàng hoặc bất kỳ ai khác làm việc trong dự án. Tuy nhiên, bên trong Tổ chức, bạn chỉ có thể xem những gì người khác đã chia sẻ với bạn.
Trong Asana, Khách có thể thêm hoặc chỉnh sửa các giá trị bên trong dự án hoặc nhiệm vụ, nhưng họ không thể xóa chúng hoặc tạo các giá trị mới. Ngoài ra, họ có quyền truy cập vào tất cả các tính năng cao cấp mà bạn cho phép họ sử dụng, ngoại trừ quản lý các trường tùy chỉnh.
Khách có thể nhìn thấy nhau không?
Khách chỉ có thể gặp nhau nếu họ đang làm việc cùng nhau trong ít nhất một dự án. Nếu không, họ sẽ xem những người khác là "Người dùng riêng tư". Bằng cách này, tổ chức đảm bảo rằng họ không thể nhìn thấy tên của họ trừ khi họ đang làm việc cùng nhau.
Sự khác biệt giữa khách và thành viên có quyền truy cập hạn chế là gì?
Khách và Thành viên tiếp cận có giới hạn (LAM) đều ở cuối bậc thang của công ty. Về bản chất, LAM đã là một phần của tổ chức, trong khi Khách là thành viên tạm thời của nhóm. Tất nhiên, nếu Khách thể hiện tài năng và kết quả khả quan, họ có thể trở thành LAM hoặc thậm chí là Thành viên.
Mặc dù Khách không chia sẻ miền của công ty và không được tính trong gói Asana, nhưng LAM có địa chỉ email của công ty và số lượng chỗ ngồi trong công ty. Trạng thái khách chỉ tồn tại trong các Tổ chức và LAM là một phần của cả Tổ chức và Không gian làm việc trong Asana.
Luôn đi đúng hướng
Xử lý các nhóm không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng các công cụ như Asana có thể giúp bạn quản lý khối lượng công việc và tạo các nhóm chức năng giao hàng đúng thời hạn. Được trang bị bộ công cụ cụ thể cho phép Quản trị viên thêm thành viên, khách và điều chỉnh lại các thành viên trong nhóm chỉ bằng một vài cú nhấp chuột, đây là một công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ công ty chuyên nghiệp nào.
Hy vọng rằng chúng tôi đã giúp bạn hiểu cách hoạt động của Asana và cách tận dụng tối đa nó. Ngoài ra, giờ đây bạn biết cách thêm Khách vào nhóm của mình và quản lý khả năng hiển thị của tất cả các dự án của bạn.
Bạn có thích sử dụng Asana? Bạn đã sử dụng nó với Microsoft Teams chưa?
Hãy cho chúng tôi biết thêm về nó trong phần bình luận bên dưới.