Asana là một trong những công cụ cộng tác được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Với hàng triệu khách hàng, điều này thật tuyệt vời cho mọi người đam mê năng suất. Hơn nữa, nó có đủ tính linh hoạt và công cụ để hoạt động tốt với các dự án và nhiệm vụ nhỏ, cũng như các dự án công ty lớn. Nhóm Asana phát triển và phát hành các tính năng mới hàng năm để cung cấp cho người dùng các tính năng quản lý dự án hữu ích như Dòng thời gian và Chế độ xem danh sách, có thể kể đến một vài tính năng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày mọi thứ bạn cần biết về cách sử dụng thẻ trong Asana. Chúng tôi cũng sẽ mô tả cách thêm nhận xét, quản lý các tác vụ định kỳ và xem tất cả các thẻ để đảm bảo các dự án của bạn được xử lý kịp thời.
Cách thêm thẻ vào Asana
Thẻ là một công cụ hữu ích cung cấp một mức độ kiểm soát bổ sung cho bất kỳ dự án hoặc nhiệm vụ nào. Bạn có thể sử dụng chúng để theo dõi những tiến bộ của dự án hoặc phân loại chúng cho phù hợp. Hơn nữa, bạn có thể xem tất cả các thẻ cho mọi dự án và khi bạn nhấp vào một thẻ, bạn có thể thấy tất cả các nhiệm vụ được liên kết với nó.
Đây là cách bạn có thể thêm thẻ vào bất kỳ tác vụ Asana nào:
- Mở Asana.
- Điều hướng đến dự án bạn đang thực hiện.
- Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải.
- Nhấp vào “Thêm thẻ”.
Nếu bạn đang vội và đang tìm kiếm các công việc cụ thể, hãy thử nhấn phím tắt “Tab + T” và ngay lập tức bạn sẽ thấy tất cả các thẻ được liên kết với dự án của mình và tìm thấy tất cả thông tin phù hợp. Một tính năng tuyệt vời khác là bạn có thể thêm màu vào thẻ của mình và nhận dạng chúng nhanh hơn. Bạn có thể sử dụng màu xanh lục cho nội dung nào đó đã được phê duyệt hoặc màu đỏ nếu có sự chậm trễ hoặc sự cố không mong muốn.
Cách xem tất cả các thẻ trong Asana
Hiện tại, không thể truy cập tất cả các thẻ của bạn trong Asana. Tuy nhiên, bạn có thể xem các thẻ được sử dụng nhiều nhất trong thanh bên và tìm kiếm những thẻ bạn cần hoặc bạn đã sử dụng gần đây. Nếu tổ chức của bạn có hơn một trăm thẻ, có lẽ sẽ tốt hơn nếu sử dụng API hoặc API Explorer để tìm chúng. Sẽ mất một chút thời gian của bạn vì đây không phải là một quá trình dễ dàng, nhưng cuối cùng bạn sẽ thấy tất cả các thẻ của mình.
Dưới đây là một số điều bạn có thể làm:
- Khi nhấp vào thẻ, bạn sẽ thấy tất cả các tác vụ được đánh dấu bằng thẻ đó.
- Bạn có thể thay đổi màu của thẻ và đổi tên thẻ bất cứ khi nào cần thiết.
- Khi bắt đầu nhập tên thẻ, bạn sẽ thấy nhiều tên trong số đó là đề xuất.
Cách thêm nhiệm vụ định kỳ trong Asana
Mỗi nhóm phải có các nhiệm vụ định kỳ vì chúng là cách tốt nhất để nhắc nhở mọi người những gì cần phải hoàn thành. Trong Asana, các nhiệm vụ lặp lại tự sao chép thành một nhiệm vụ mới với ngày đến hạn khác mỗi khi bạn hoàn thành công việc trước đó. Hãy nhớ rằng nếu bạn quyết định đặt một nhiệm vụ lớn cần lặp lại, đừng thực hiện nó với các nhiệm vụ phụ nhỏ được đính kèm, vì chúng sẽ bắt đầu trùng lặp và bạn sẽ có quá nhiều nhiệm vụ trong lịch của mình.
Dưới đây là cách bạn có thể chuyển đổi bất kỳ nhiệm vụ nào thành nhiệm vụ lặp lại:
- Mở nhiệm vụ trong Asana.
- Nhấn vào phần "Ngày đến hạn".
- Dưới lịch, bạn sẽ thấy “Đặt thành tùy chọn lặp lại”.
- Nhấp vào nó và nhấp vào “Hoàn tất”.
Bạn cũng có thể điều chỉnh tần suất bạn muốn nhiệm vụ định kỳ của mình hiển thị, cho dù nó lặp lại hàng tuần, hàng tháng hay một khoảng thời gian cụ thể. Tất cả các tùy chọn này đều nằm trong phần “Ngày đến hạn” để bạn chỉ định ngày và giờ cho mọi nhiệm vụ định kỳ.
Khi bạn muốn nhiệm vụ của mình lặp lại trong tuần, bạn sẽ phải chọn tùy chọn "Hàng tuần" và đánh dấu vào các ngày. Nếu bạn cần nhiệm vụ lặp lại hàng quý, hãy đặt nó thành lặp lại “Hàng tháng” và lặp lại ba tháng một lần. Nếu đó là nhiệm vụ mà bạn sẽ phải thực hiện hai lần một năm, hãy sử dụng tùy chọn "Hàng tháng" và chọn lặp lại sáu tháng. Khi bạn muốn xóa nhiệm vụ, hãy chọn “Không bao giờ” trong phần lặp lại và nhiệm vụ sẽ ngừng lặp lại.
Cách thêm thẻ mới trong Asana
Thẻ rất cần thiết cho mọi dự án hoặc tác vụ đang hoạt động trong Asana. Họ gắn nhãn các bài tập trong khi cho phép mọi người theo dõi tiến trình của họ. Hai yếu tố chính của mỗi thẻ là từ khóa và màu sắc.
Từ khóa có thể giúp bạn phân loại tất cả các nhiệm vụ của mình và cung cấp cho bạn các từ tìm kiếm mà bạn có thể nhập bất cứ khi nào bạn cần tìm các nhiệm vụ cụ thể. Khi nói đến màu sắc, nó có thể hoạt động như một yếu tố tìm kiếm trực quan. Sử dụng thẻ thật dễ dàng khi nhóm của bạn đã tạo chúng. Tuy nhiên, khi bạn cần bắt đầu lại từ đầu, đó là lúc mọi thứ có thể phức tạp hơn một chút, vì bạn sẽ phải tạo một hệ thống hoàn chỉnh.
Dưới đây là cách tạo thẻ mới:
- Mở một nhiệm vụ hoặc dự án.
- Bên cạnh thẻ hiện có, bạn sẽ thấy dấu “+”.
- Nhập tên của thẻ mới.
- Nhấn vào nó và ở cuối menu thả xuống, bạn sẽ thấy “Tạo thẻ cho (tên thẻ đã nhập)”
Bất cứ khi nào bạn bắt đầu nhập một thẻ mới, bạn sẽ nhận thấy rằng bạn sẽ nhận được tất cả các tên thẻ tương tự. Bằng cách này, bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian cố gắng xác định một cái cụ thể. Nếu bạn đã tạo thẻ mới và nhận thấy thẻ đó có lỗi đánh máy, bạn có thể nhanh chóng xóa thẻ đó và tạo thẻ đã sửa. Đây là cách bạn có thể xóa thẻ:
- Mở nhiệm vụ của bạn trong Asana.
- Nhấn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh tên của dự án.
- Nhấn vào “Xóa thẻ”.
Khi bạn xóa một thẻ, tất cả những người theo dõi thẻ sẽ nhận được email để thông báo cho họ về việc xóa. Nếu bạn đã xóa nhầm thẻ với ID thẻ, bạn có thể khôi phục thẻ sau khi liên hệ với nhóm Asana. Từ menu thả xuống, bạn cũng có thể chia sẻ URL của thẻ, đồng bộ hóa nó với lịch của bạn và thêm màu sắc để đảm bảo mọi người sẽ chú ý đến nó ngay khi họ mở tác vụ.
Cách thêm nhận xét trong Asana
Một trong những tính năng mới mà Asana đã giới thiệu là bình luận. Họ có thể cung cấp thông tin bổ sung về nhiệm vụ đồng thời cho phép cộng tác viên đặt câu hỏi và xem phản ứng của mọi người. Thêm vào đó, phương thức giao tiếp này cho phép mọi người nhận được câu trả lời ngay lập tức.
Nếu bạn muốn thêm nhận xét, hãy đưa con trỏ đến trường nhận xét và nhập nó. Sau khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “Nhận xét” và mọi người sẽ có thể nhìn thấy nó.
Nếu bạn viết bình luận của mình và quên đăng nó, nó sẽ tự động trở thành bản nháp để bạn có thể sử dụng nó vào lúc khác. Bạn cũng có thể sử dụng lệnh “Tab + C” để nhanh chóng bắt đầu nhập nhận xét của mình.
Cách đổi tên thẻ trong Asana
Khi bạn đang sử dụng nhiều thẻ, tất cả các thành viên trong nhóm cần phải ở trên cùng một trang khi đặt tên cho chúng. Đó là lý do tại sao bạn có thể phải đổi tên một số trong số chúng một vài lần cho đến khi bạn thấy cách nào phù hợp nhất với nhóm của mình. Nếu bạn cần đổi tên thẻ mới vì lý do nào đó, thì đây là những gì bạn cần làm:
- Mở Asana.
- Chuyển đến nhiệm vụ và nhấp vào biểu tượng thẻ.
- Bấm vào mũi tên bên cạnh tên dự án.
- Từ menu thả xuống, hãy chọn “Đổi tên thẻ”.
Cố gắng tránh tạo các thẻ trùng lặp vì mỗi nhóm đều có cách sử dụng thẻ và đặt tên riêng. Đôi khi, bạn sẽ nhận thấy rằng các thẻ có tên tương tự nhưng sử dụng màu sắc riêng biệt, đó là lý do tại sao bạn cần đảm bảo không đổi tên một tiêu đề hoàn hảo.
Câu hỏi thường gặp bổ sung
Cách tốt nhất để sử dụng thẻ trong Asana là gì?
Có nhiều cách để sử dụng thẻ trong Asana. Một trong những cách tốt nhất đối với nhiều người dùng là sắp xếp lịch làm việc. Bằng cách đó, bạn có thể sử dụng các thẻ để theo dõi mọi công việc trong một tuần hoặc một tháng. Và bằng cách theo dõi các màu sắc, bạn có thể thấy những gì đang xảy ra với dự án. Đó là một cách tuyệt vời để làm việc với bất kỳ loại quản lý nội dung nào và nó sẽ chứng minh tính hữu ích của nó khi nói đến các dự án có nhiều nhiệm vụ nhỏ.
Một cách tuyệt vời khác để sử dụng các thẻ trong Asana là xác định các ưu tiên và sản phẩm phân phối của bạn. Nếu không có sự phân loại chi tiết, tất cả các nhiệm vụ sẽ có vẻ quan trọng như nhau, và những nhiệm vụ quan trọng sẽ không được ưu tiên. Bằng cách sử dụng thẻ, bạn có thể kết nối mọi nhiệm vụ với khóa có thể phân phối của nó để cả nhóm biết điều gì khẩn cấp và điều gì không.
Đối với mỗi nhóm xử lý sản phẩm tồn đọng, bắt buộc phải có một hệ thống trong đó mọi báo cáo, yêu cầu hoặc nhiệm vụ đều có một thẻ màu cụ thể. Nếu không có nó, các dự án có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn và sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian để sắp xếp mọi thứ.
Thẻ và Trường tùy chỉnh có giống nhau không?
Không, vì chúng được sử dụng cho các mục đích khác nhau trong một dự án hoặc một nhiệm vụ. Thẻ dùng để đánh dấu các chức năng và nhóm chúng theo mức độ quan trọng hoặc một phần của dự án.
Các trường tùy chỉnh được sử dụng khi dữ liệu cần được chia sẻ giữa những người làm việc trong cùng một dự án hoặc khi bạn cần theo dõi thông tin cá nhân trên một số dự án.
Tag và That’s It!
Asana là một ứng dụng quản lý năng suất hữu ích đã phát triển một số công cụ để nâng cao cách thức làm việc của nhóm. Sử dụng thẻ và nhận xét, bạn có thể đảm bảo mọi người đang cố gắng hết sức để sản phẩm của bạn thành công trong khi bạn vẫn nắm quyền kiểm soát. Đó là nơi các thẻ tự chứng minh chúng hữu ích nhất.
Giờ bạn đã biết thêm về cách hoạt động của các thẻ và cách thêm chúng vào các dự án của mình, bạn sẽ có thể sử dụng Asana một cách đầy đủ nhất. Kinh nghiệm của bạn với việc sử dụng thẻ là gì? Bạn đã bao giờ tạo một cái mới chưa?
Hãy cho chúng tôi biết thêm trong phần bình luận bên dưới.