BCCing bản thân là một điều rất hữu ích để theo dõi email. Nếu bạn muốn có một email mà bạn đã gửi trong hộp thư đến của mình, thường là với mục đích theo dõi chúng, việc thêm địa chỉ email của riêng bạn dưới dạng BCC là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, mọi người thường bỏ qua điều này khi gửi một email quan trọng, dẫn đến việc họ quên theo dõi. Điều này có thể dễ dàng dẫn đến các sự cố xuống dòng.
May mắn thay, có một cách để tự động BCC cho mình bất cứ khi nào bạn gửi email, đó là một cách chắc chắn để đảm bảo rằng bạn theo dõi mọi email. Tuy nhiên, việc bật tính năng tự BCCing tự động không thực sự đơn giản. Nó liên quan đến việc tạo một quy tắc trong Outlook.
Quản lý Quy tắc & Cảnh báo
Auto BCC và CC là một điều quan trọng trong Outlook. Mặc dù bạn sẽ phải tải xuống tiện ích bổ sung mới cho tài khoản email dựa trên trình duyệt của mình để đạt được điều này, nhưng Microsoft Outlook cho phép bạn tạo quy tắc. Tính năng quy tắc được tìm thấy trong Quản lý Quy tắc & Cảnh báo menu tùy chọn ở phần trên giữa của màn hình, trong Trang chủ dưới tab Quy tắc biểu tượng.
Nhấp chuột Quản lý Quy tắc & Cảnh báo và bạn sẽ thấy một cửa sổ mới cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo quy tắc mới. Nhấp chuột Quy tắc mới ở góc trên bên trái của cửa sổ này. Bạn sẽ thấy 3 danh mục: Ở lại tổ chức, Ở lại đến ngày, và Bắt đầu từ một quy tắc trống. Lựa chọn Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi gửi phía dưới cái Bắt đầu từ một quy tắc trống thể loại.
Các điều kiện
Trong cửa sổ Trình hướng dẫn quy tắc, bạn có thể chọn những email nào sẽ được gửi cho bạn dưới dạng BCC. Ví dụ, bằng cách kiểm tra với các từ cụ thể trong chủ đề tùy chọn, bạn đang tạo quy tắc BCC tự động cho các email có các từ nhất định mà bạn đề cập.
Vì bạn là người gửi email, bạn có thể sử dụng tùy chọn thông minh này để tự động sắp xếp các email của mình. Bạn có thể thêm từ “Theo dõi” vào danh sách các từ cụ thể và đánh dấu các email cần theo dõi bằng từ đó.
Ngoài ra còn có nhiều điều kiện thú vị khác mà bạn có thể đặt cho email của mình. Nếu bạn muốn tất cả các thư bạn gửi được lưu trữ trong hộp thư đến của bạn dưới dạng BCC, chỉ cần nhấp vào Kế tiếp, mà không cần đánh dấu vào bất kỳ ô nào được liệt kê.
Ngoại lệ
Ngoại lệ về cơ bản là đối lập với Điều kiện ở đây. Như bạn có thể đã đoán, đây là nơi bạn phác thảo các tình huống mà bạn đừng muốn bao gồm bản thân là BCC. Bạn có thể làm theo cùng một ví dụ ở trên và sử dụng ngoại trừ nếu chủ đề chứa các từ cụ thể tùy chọn để thêm một ngoại lệ. Trong ví dụ này, bạn có thể sử dụng lệnh "không theo dõi", nhưng điều này có thể tạo ra sự lộn xộn và thậm chí là lỗi, vì các từ tiếp theo đã là một phần trong điều kiện của bạn.
Bạn có lẽ tốt hơn với ngoại trừ nếu được gửi cho mọi người hoặc nhóm công khai hoặc là ngoại trừ nếu được chỉ định cho bất kỳ danh mục nào các trường hợp ngoại lệ.
Hành động
Đây là nơi bạn "lập trình" các hành động mà quy tắc này áp dụng. Có nghĩa là, đây là nơi bạn chọn điều gì sẽ xảy ra với những email mà bạn đã đặt điều kiện. Bạn muốn đảm bảo rằng email do chính bạn gửi sẽ đến hộp thư đến của bạn, nhưng rất tiếc, tính năng tự động hóa lệnh BCC trực tiếp không tồn tại ở đây. Điều này không có nghĩa là bạn không thể bắt chước BCC.
Trước hết, hãy chọn Cc tin nhắn cho mọi người hoặc nhóm công khai trong bước Hành động của Trình hướng dẫn Quy tắc. Bây giờ, hãy nhấp vào người hoặc nhóm công khai và nhập địa chỉ email của bạn. Đây là cách bạn đảm bảo rằng email bạn gửi đáp ứng các điều kiện đã đặt sẽ đến hộp thư đến của bạn. Nếu bạn không muốn địa chỉ email của mình xuất hiện công khai trong các email bạn gửi, hãy kiểm tra Di chuyển một bản sao vào tùy chọn thư mục được chỉ định trong bước đầu tiên, hãy nhấp vào Thư mục được chỉ định liên kết và chọn hộp thư đến của bạn.
BCC trong Hộp thư đến của bạn
Điều chỉnh thư của riêng bạn để phù hợp với nhu cầu của bạn sẽ mang lại cho bạn một lợi thế rất lớn trong công việc. Nó sẽ đảm bảo rằng hộp thư đến của bạn được sắp xếp hợp lý và tổ chức tốt là điều cần thiết trong bất kỳ dòng công việc nào. Tất nhiên, Trình hướng dẫn quy tắc của Outlook có nhiều trường hợp sử dụng hơn là chỉ thiết lập BCC tự động. Tuy nhiên, lập kế hoạch cẩn thận và đảm bảo rằng các trường hợp ngoại lệ và điều kiện không trùng lặp và chúng bao gồm các loại email phù hợp là điều cần thiết.
Các quy tắc BCC tự động được thực hiện tốt có thể giúp bạn rất nhiều trong việc sắp xếp hộp thư đến của mình. Tuy nhiên, nếu bạn làm điều đó không tốt, bạn có thể làm đầy hộp thư đến của mình, tạo ra và một vấn đề thậm chí còn lớn hơn vấn đề bạn đặt ra để giải quyết.
Bạn có sử dụng BCC tự động trong Outlook không? Bạn đã thiết lập nó như thế nào? Những ngoại lệ và điều kiện nào bạn sử dụng và những quy tắc nào khác mà bạn đã tạo ra?