Không nghi ngờ gì nữa, Gmail là dịch vụ email phổ biến nhất. Nó hoạt động hiệu quả với các ứng dụng của bên thứ ba để đồng bộ hóa nội dung trên các giao thức khác nhau. Nó cũng cung cấp cho bạn các tùy chọn tốt để tự động hóa, quản lý và sắp xếp các email của bạn.
Điều này được thực hiện thông qua Nhãn thông minh có thể được sử dụng như các thư mục và có một số nhãn mặc định sẽ tự động sắp xếp các thư đến. Sự thật mà nói, có thể mất một khoảng thời gian để thiết lập và lập trình mọi thứ. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận được một hộp thư đến sạch sẽ, không có lộn xộn và việc chọn hàng loạt và sắp xếp tất cả email sẽ dễ dàng hơn.
Nhãn thông minh là gì?
Theo mặc định, Nhãn thông minh xếp các email đến thành năm danh mục. Đây là những gì chúng là:
Xã hội - Nhãn này chứa email từ các dịch vụ hẹn hò, mạng xã hội và các trang web chia sẻ phương tiện khác.
- Cập nhật - Biên lai kỹ thuật số, hóa đơn, xác nhận, cũng như báo cáo tài chính của bạn kết thúc trong nhãn Cập nhật.
- Sơ cấp - Thư không thuộc về bất kỳ nơi nào khác và email cá nhân sẽ chuyển đến nhãn Chính.
- Diễn đàn - Email về tin nhắn từ các diễn đàn, nhóm và diễn đàn trực tuyến nằm trong tab Diễn đàn.
- Khuyến mại - Các vụ nổ email gây phiền nhiễu và các chiến dịch tiếp thị được gửi đến Chương trình khuyến mãi.
Ghi chú: Gmail rất giỏi trong việc lọc các email vào các nhãn miễn là bạn đã bật và định cấu hình chúng đúng cách. Tuy nhiên, một số email mới vẫn có thể xuất hiện trong tab Chính.
Định cấu hình Nhãn thông minh
Google cho phép bạn chọn các Nhãn thông minh xuất hiện trong hộp thư đến của bạn. Ví dụ: menu cấu hình là nơi bạn có thể xóa Quảng cáo hoặc Xã hội khỏi hộp thư đến của mình. Đây là những gì bạn cần làm.
Bước 1
Nhấp vào biểu tượng Bánh răng ở góc trên bên phải màn hình để truy cập menu Cài đặt. Sau đó nhấp vào “Xem tất cả cài đặt”.
Bước 2
Bây giờ, chọn “Hộp thư đến” và nhấp vào hộp phía trước các nhãn bạn muốn nhận trong hộp thư đến của mình. Trừ khi bạn thực sự cần email Quảng cáo hoặc Xã hội, nếu không, hãy bỏ chọn mọi thứ. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào “Lưu thay đổi” để xác nhận và bạn đã sẵn sàng.
Sử dụng bộ lọc để tự động sắp xếp email
Bộ lọc ở đó để tự động sắp xếp email và đặt chúng dưới một nhãn chính xác. Như đã chỉ ra, các bộ lọc mặc định tự hoạt động khá tốt và bạn cũng có thể đặt các bộ lọc tùy chỉnh.
Bước 1
Khởi chạy Gmail và nhấp vào mũi tên xuống nhỏ trên thanh tìm kiếm (mũi tên ở ngoài cùng bên phải của thanh). Một biểu mẫu kỹ thuật số thả xuống và bạn cần điền vào các phần có liên quan.
Bước 2
Biểu mẫu này khá toàn diện và nó bao gồm email người gửi và người nhận, chủ đề, kích thước, ngày tháng, v.v. Trường "Bao gồm các từ" khá thú vị vì nó cho phép bạn nhập các từ khóa mục tiêu và gửi thư rác thẳng vào quên lãng kỹ thuật số.
Bước 3
Khi bạn điền đầy đủ các trường, hãy nhấp vào Tạo Bộ lọc và một cửa sổ bật lên khác xuất hiện, sau đó bạn nên chọn “Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ nó)”. Bằng cách làm này, bạn đảm bảo các email được lọc tránh hộp thư đến của bạn và chỉ hiển thị dưới nhãn được chỉ định. Bạn cũng nên chọn “Cũng áp dụng bộ lọc cho 15 đối sánh các cuộc trò chuyện ”nằm ở phần dưới cùng của cửa sổ bật lên.
Bước 4
Có một mũi tên thả xuống bên cạnh “Áp dụng nhãn”, hãy nhấp vào mũi tên đó và chọn nhãn phù hợp với các email đã lọc.
Mẹo của chuyên gia: Google không giới hạn các tùy chọn của bạn đối với các nhãn mặc định. Nhấp vào “Nhãn mới” và tạo một nhãn tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn.
Bước 5
Cuối cùng, bạn nhấp vào “Tạo bộ lọc” một lần nữa và tất cả các email đã lọc sẽ chuyển từ hộp thư đến của bạn và vào nhãn. Điều này cũng áp dụng cho các email cũ mà bạn nhận được từ một người gửi nhất định. Bạn có thể xem trước các email đã lọc nếu chọn Tất cả thư hoặc đi tới bộ lọc đó.
Cân nhắc quan trọng
Thư đã lọc xuất hiện trong các thư mục tương ứng khi bạn sử dụng ứng dụng email để truy cập Gmail thông qua IMAP. Mặt khác, điều này không áp dụng khi bạn sử dụng POP Gmail. Lần này, các tin nhắn đã lọc sẽ hiển thị cùng với tất cả các tin nhắn mới.
Xuất và Nhập bộ lọc
Có thể bạn không biết nhưng Google cho phép bạn xuất và nhập các bộ lọc. Đây có thể là một cứu cánh thực sự nếu bạn cần chuyển sang một ứng dụng email mới.
Để xuất bộ lọc, hãy mở Cài đặt Gmail, nhấp vào “Xem tất cả cài đặt” và chọn tab “Bộ lọc và địa chỉ bị chặn”. Chọn bộ lọc bạn muốn xuất và nhấp vào “Xuất”. Bạn sẽ nhận được tệp .xml có thể được chỉnh sửa thông qua trình chỉnh sửa văn bản. Nhưng không có lý do gì để thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào ở đó vì việc xóa / thay đổi bộ lọc sau khi bạn tải lên sẽ dễ dàng hơn.
Việc nhập bộ lọc cũng khá dễ dàng. Chuyển đến cuối trang và chọn “Nhập bộ lọc” rồi chọn “Chọn tệp”. Tìm tệp .xml của bộ lọc, nhấp vào tệp và chọn “Mở tệp”. Gmail không tự động hoàn thành tác vụ, bạn cần nhấp vào “Tạo bộ lọc” để xác nhận.
Trò hay: Cách nhanh nhất để tự động sắp xếp các email quan trọng là gắn dấu sao cho chúng. Chỉ cần nhấp vào ngôi sao nhỏ bên cạnh ngày và giờ và các email sẽ xuất hiện trong phần Được gắn dấu sao.
Người đưa thư Cometh
Khi tất cả đã được nói và làm xong, việc thiết lập tự động sắp xếp trên Gmail sẽ mất một chút thời gian và công sức. Nhưng giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng và bạn chỉ cần thực hiện một lần.
Bạn có sử dụng ứng dụng email để truy cập tài khoản Gmail của mình không? Bạn muốn tạo nhãn tùy chỉnh nào? Vui lòng cho chúng tôi biết thêm về sở thích của bạn trong phần bình luận bên dưới.