Nếu bạn cần lập danh sách bất kỳ thứ gì, bạn nên xem Excel là kho lưu trữ mặc định: xét cho cùng, đó chỉ là một danh sách nhỏ các mục cho chính bạn hoặc một vài đồng nghiệp thân thiết.

Có lẽ bạn cần một thứ gì đó phức tạp hơn, chẳng hạn như công thức tính toán hoặc lập trình macro để tự động thu thập và xử lý dữ liệu.

Thật không may, sự dễ dàng mà bạn có thể bắt đầu làm việc trong Excel hoặc chương trình bảng tính đối thủ cũng là một trong những vấn đề lớn nhất của nó. Điều gì bắt đầu khi một dự án nhỏ trong Excel phát triển thành một thứ gì đó lớn, tại thời điểm đó, bạn cũng có thể phải đối mặt với các vấn đề về tốc độ và độ ổn định hoặc thậm chí là vấn đề phát triển mà bạn không thể giải quyết.

Hơn nữa, các nhiệm vụ quản lý dữ liệu lớn thường đặt ra những thách thức đáng kể, chẳng hạn như tổ chức, thực hiện, phân loại tệp, quản lý cơ sở dữ liệu, cộng tác người dùng, v.v. Tất cả những gì cần làm để phá vỡ cấu trúc của cơ sở dữ liệu là đặt dữ liệu vào sai khu vực, nhập dữ liệu không nhất quán, hoặc thậm chí có hai người làm việc trên cùng một trang tính. Một số điều có thể xảy ra sai sót, gây chậm trễ thời gian và có thể mất dữ liệu.

Bài viết này giải thích các sự cố thường gặp nhất xảy ra khi sử dụng bảng tính Excel, cách giải quyết chúng và khi nào bạn nên bắt đầu và chuyển sang cơ sở dữ liệu thay thế.

Sự cố số 1: Chỉnh sửa nhiều người dùng trong Excel

Khi hệ thống Excel phát triển một cách tự nhiên, bạn sẽ nhanh chóng gặp phải sự cố trong đó một người dùng mở một sổ làm việc vào bất kỳ thời điểm cụ thể nào và người thứ hai được thông báo rằng nó đã mở. Người dùng thứ hai có thể hủy, đợi hoặc xem phiên bản chỉ đọc. Lời hứa của Excel sẽ cho bạn biết khi người khác thoát khỏi sổ làm việc là một canh bạc vì nó không kiểm tra trạng thái thường xuyên và nó có thể không bao giờ hiểu được bạn. Ngay cả khi có, người khác có thể đăng nhập và mở tệp trước bạn.

Để tránh các hiệu ứng "người dùng một mình", bạn có thể sử dụng Excel Online (phiên bản Excel dựa trên web, cắt giảm) hoặc bật Sổ làm việc được Chia sẻ tính năng. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách chia sẻ Bảng tính.

1. Mở Bảng tính mong muốn của bạn và nhấp vào Tập tin ở trên cùng.
2. Tiếp theo, trong menu ở phía bên trái, hãy nhấp vào Chia sẻ để mở một cửa sổ mới.
3. Bây giờ, hãy nhập thông tin của người dùng mà bạn muốn chia sẻ Bảng tính.

Bạn cũng có thể chia dữ liệu thành nhiều sổ làm việc để những người khác nhau làm việc trên các sổ làm việc khác nhau mà không giẫm chân lên nhau.

Sự cố # 2: Sổ làm việc Dùng chung trong Excel

Theo mặc định, Excel Online cho phép nhiều trình chỉnh sửa, nhưng nó thiếu nhiều chức năng. Dịch vụ không phải là đối thủ cho bất cứ điều gì ngoài những nhiệm vụ đơn giản nhất. Mặc dù tính năng Sổ làm việc được chia sẻ có vẻ như nó sẽ hoạt động tốt, nhưng nó có đầy những hạn chế. Ví dụ: bạn không thể tạo bảng hoặc xóa một khối ô nếu sổ làm việc được chia sẻ.

Khi hệ thống Excel phát triển một cách tự nhiên, bạn gặp phải vấn đề rằng chỉ một người dùng có thể mở một sổ làm việc cùng một lúc.

Có những giải pháp thay thế cho một số hạn chế Excel trực tuyến. Đối với những người khác, vấn đề là thay đổi cấu trúc của sổ làm việc chứ không phải sử dụng sổ làm việc đã được thiết lập — nhưng tình huống này thường cản trở. Do đó, không thể sử dụng sổ làm việc dùng chung giống như cách bạn có thể sử dụng sổ làm việc thông thường, dành cho một người dùng.

Các thay đổi trong sổ làm việc được chia sẻ được đồng bộ hóa giữa những người dùng mỗi khi sổ làm việc được lưu. Hành động này được đặt trong một lịch trình định sẵn, chẳng hạn như bắt buộc phải lưu sau mỗi năm phút. Tuy nhiên, chi phí tiết kiệm thường xuyên và theo dõi mọi thay đổi của người dùng là khá lớn. Sổ làm việc có thể nhanh chóng tăng kích thước và gây căng thẳng cho mạng của bạn, làm chậm các hệ thống khác.

Sự cố # 3: Sổ làm việc được Liên kết trong Excel

Tách dữ liệu của bạn trên nhiều sổ làm việc có thể cung cấp giải pháp cho vấn đề chỉnh sửa nhiều người dùng. Tuy nhiên, chúng có thể sẽ cần phải có các liên kết giữa chúng để các giá trị được nhập vào một giá trị được sử dụng trong một giá trị khác. Liên kết giữa các sổ làm việc cũng hữu ích để giữ dữ liệu riêng biệt trong các tệp riêng biệt, thay vì có các trang tính riêng lẻ trong một sổ làm việc.

Thật khó chịu, những liên kết này là một nguồn khác của sự thất vọng và bất ổn. Chúng trở thành tuyệt đối, bao gồm đường dẫn đầy đủ đến sổ làm việc nguồn hoặc tương đối, bao gồm sự khác biệt giữa đường dẫn nguồn và đường dẫn đích. Mặc dù điều này nghe có vẻ hợp lý, nhưng Excel sử dụng các quy tắc phức tạp để quyết định thời điểm sử dụng từng loại liên kết và thay đổi chúng.

Các quy tắc được điều chỉnh bởi một số tùy chọn và xem các sổ làm việc có được lưu trước khi chèn liên kết hay không. Các liên kết cũng thay đổi khi bạn lưu sổ làm việc hoặc mở và sử dụng Lưu thành để tạo một bản sao, thay vì sao chép tệp bằng cách sử dụng Chương trình quản lý dữ liệu. Kết quả của tất cả sự nhầm lẫn và không chắc chắn này là các liên kết giữa các sổ làm việc dễ dàng bị đứt và việc khôi phục từ các liên kết bị hỏng là một quá trình tốn nhiều thời gian. Không ai có quyền truy cập vào các tệp bị ảnh hưởng.

Dữ liệu được liên kết chỉ được cập nhật khi tệp được mở trừ khi bạn nhấp vào Dữ liệu> Truy vấn & Kết nối> Chỉnh sửa Liên kết> Cập nhật Giá trị. Đây là một minh chứng nhanh.

1. Mở Bảng tính mong muốn của bạn và nhấp vào Dữ liệu ở trên cùng.
2. Bây giờ, xác định vị trí Truy vấn &Kết nối và nhấp vào Chỉnh sửa liên kết.
3. Sau đó, chọn Cập nhật giá trị.

Nếu các liên kết của bạn không nằm giữa hai sổ làm việc mà bao gồm ba sổ làm việc trở lên, bạn phải mở tất cả các sổ làm việc theo đúng thứ tự để đảm bảo mọi quy trình dữ liệu cập nhật theo đúng thứ tự, từ sổ đầu tiên đến sổ thứ hai đến thứ ba. Nếu bạn đã thay đổi một giá trị trong sổ làm việc đầu tiên và sau đó mở sổ làm việc thứ ba, nó sẽ không thấy bất kỳ thay đổi nào vì sổ làm việc thứ hai chưa cập nhật các giá trị của nó.

Chuỗi dữ liệu này là hợp lý, nhưng nó làm tăng khả năng thông tin không chính xác hoặc bạn sẽ cố gắng mở một sổ làm việc mà người khác đang chỉnh sửa.

Tất nhiên, bạn có thể cố gắng tránh hoàn toàn các sổ làm việc được liên kết, nhưng có khả năng bạn sẽ nhập cùng một dữ liệu vào nhiều hơn một sổ làm việc và kèm theo đó là nguy cơ mỗi lần nhập nó hơi khác một chút.

Sự cố # 4: Xác thực dữ liệu Excel

Lỗi có thể xâm nhập vào dữ liệu trong bất kỳ hệ thống máy tính nào: mọi người gõ nhầm các từ hoặc chuyển chữ số thành các số với sự đều đặn đơn điệu. Nếu dữ liệu của bạn không được kiểm tra khi nhập, bạn sẽ gặp sự cố.

Theo mặc định, Excel chấp nhận bất kỳ loại nào người dùng nhập. Có thể thiết lập xác thực trên danh sách tra cứu, nhưng chúng khó duy trì, chủ yếu là nếu cùng một trường được sử dụng ở nhiều nơi. Nếu người dùng phải nhập số ID tài liệu hoặc số tham chiếu của khách hàng mà không có bất kỳ kiểm tra nào, thì rất dễ dàng kết hợp các hồ sơ sai với nhau mà không nhận ra. Tính toàn vẹn dữ liệu của hệ thống bị xâm phạm nghiêm trọng và mọi phân tích dữ liệu đều bị nghi ngờ.

Bạn có thể đã phải chịu hậu quả của các vấn đề xác thực dữ liệu mà không nhận ra nguyên nhân gốc rễ. Hãy xem xét một tình huống mà bạn có một danh sách hóa đơn trong Excel. Người dùng nhập tên của khách hàng hơi khác nhau trên mỗi hóa đơn. Do đó, bạn nhận được hóa đơn cho “Jones Ltd”, “Jones Limited”, “Jonse Ltd” và “joness”. Bạn có thể biết rằng tất cả những điều này đều đề cập đến cùng một công ty, nhưng Excel thì không. Bất kỳ phân tích nào về dữ liệu hóa đơn, chẳng hạn như bảng tổng hợp dựa trên khách hàng theo tháng, đều mang lại nhiều kết quả khi chỉ nên có một.

Sự cố # 5: Điều hướng Excel

Các sổ làm việc lớn là một thách thức để điều hướng. Các tab trang tính ở cuối cửa sổ là một cơ chế khủng khiếp để tìm đường khi có rất nhiều tab. Với nhiều tab có thể hiển thị hơn trên màn hình, thật khó để tìm thấy những gì bạn cần. Đây là một cách nhanh chóng để điều hướng qua các trang tính.

1. Ở gần dưới cùng, bên trái của màn hình, nhấp chuột phải vào các nút mũi tên, ở bên trái của tên trang tính, để hiển thị Kích hoạt trang tính hộp thoại.

Chỉ 20 tờ đầu tiên được liệt kê trước khi bạn phải cuộn qua danh sách. Không có cách nào để sắp xếp, nhóm hoặc tìm kiếm trang tính bạn muốn. Cửa sổ sẽ trông giống như hình bên dưới.

Sự cố # 6: Bảo mật Excel

Bạn có thể thêm bảo mật cho sổ làm việc Excel, nhưng có rất nhiều vấn đề. Bảo vệ hướng nhiều đến việc bảo vệ cấu trúc của sổ làm việc hơn là dữ liệu. Bạn có thể cố gắng khóa một số trang tính và ô để ngăn người dùng thay đổi cấu trúc và công thức, nhưng nếu họ có thể thấy dữ liệu, họ thường có thể thay đổi bất kỳ hoặc tất cả dữ liệu đó (trừ khi bạn thực hiện một số lập trình macro sáng tạo).

Sự cố # 7: Vấn đề về tốc độ Excel

Excel không phải là ứng dụng nhanh nhất và ngôn ngữ lập trình của nó, VBA, chậm chạp hơn so với các ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp hơn như C #. Tình huống này xuất phát từ mục đích sử dụng và tính chất linh hoạt của Excel. Xét cho cùng, nó là một công cụ bảng tính. Có, Excel VBA có thể được sử dụng để quản lý danh sách dữ liệu, nhưng điều đó không có nghĩa là nó là lựa chọn tốt nhất cho loại công việc đó. Các ứng dụng khác phù hợp hơn với những tác vụ như vậy — chủ yếu là vì chúng được thiết kế rõ ràng để thực hiện chúng.

Sử dụng cơ sở dữ liệu cho dữ liệu có cấu trúc

Nếu bạn đang gặp phải bất kỳ vấn đề nào được nêu trong bài viết này, đừng bỏ qua chúng. Có một câu trả lời chuyên nghiệp để lưu trữ dữ liệu có cấu trúc, được gọi là cơ sở dữ liệu. Nó không cần phải quá đáng sợ hay đắt tiền và nó sẽ cho phép bạn suy nghĩ một cách logic về dữ liệu của mình, cách chúng liên kết với nhau và cách bạn tương tác với nó.

Ghi chú: Nếu bạn đang chuyển từ giải pháp bảng tính sang cơ sở dữ liệu, đừng sao chép quá mức thiết kế bảng tính, hãy tận dụng cơ hội để làm cho nó tốt hơn.

Có sẵn các ứng dụng cơ sở dữ liệu cho mục đích chung mà bạn có thể xây dựng một giải pháp riêng. Ngoài ra, bạn có thể thấy rằng một ứng dụng cơ sở dữ liệu chuyên dụng — một ứng dụng đã được thiết kế cho mục đích bạn yêu cầu — rẻ hơn, triển khai nhanh hơn và phù hợp hơn.

Ví dụ: nếu bạn có danh sách khách hàng và chi tiết về tất cả các tương tác của bạn với họ, thì đó được coi là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Mặc dù có cái tên lạ mắt, hệ thống CRM là một cơ sở dữ liệu chuyên biệt. Tương tự, các gói tài khoản như QuickBooks và Sage là cơ sở dữ liệu chuyên dụng. Nếu bạn không thể tìm thấy ứng dụng được tạo sẵn phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, bạn có thể tự xây dựng ứng dụng đó hoặc nhận một ứng dụng do bộ phận CNTT hoặc nhà tư vấn của bạn tạo cho bạn.

Loại cơ sở dữ liệu phổ biến nhất là cơ sở dữ liệu quan hệ, lưu trữ dữ liệu của nó trong các bảng và bao gồm các hàng và cột. Mỗi hàng giữ dữ liệu cho một mục riêng biệt. Ví dụ: mỗi cột mô tả một thuộc tính khác nhau của chủ đề, chẳng hạn như tên khách hàng hoặc hạn mức tín dụng.

Bạn chỉ cần nhập dữ liệu của khách hàng một lần để tạo bản ghi và sau đó bạn có thể sử dụng dữ liệu đó trên bao nhiêu hóa đơn tùy ý.

Các bảng có mối quan hệ được xác định giữa chúng để, ví dụ, một hóa đơn mang ID khách hàng. Quá trình này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng tìm thấy tất cả các hóa đơn cho một khách hàng cụ thể hoặc lấy số điện thoại của khách hàng từ một hóa đơn cụ thể. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu của khách hàng một lần để tạo hồ sơ khách hàng và sau đó bạn có thể sử dụng dữ liệu đó trên nhiều hóa đơn tùy ý mà không cần phải nhập lại. Để tạo cơ sở dữ liệu, bạn phải xác định các bảng và mối quan hệ này, sau đó xác định bố cục màn hình mà bạn muốn sử dụng để liệt kê và chỉnh sửa dữ liệu.

Có hàng tá ứng dụng cơ sở dữ liệu trên mạng. Một số dễ sử dụng và thực hiện toàn bộ công việc, cho phép bạn xác định bảng, màn hình nhập dữ liệu và báo cáo. Những người khác có đầy đủ tính năng hơn trong các lĩnh vực cụ thể nhưng yêu cầu các công cụ khác để thực hiện công việc hoàn chỉnh.

Ví dụ, một chương trình có thể đáng tin cậy khi xác định các bảng và mối quan hệ cũng như có các tính năng phân tích và báo cáo mạnh mẽ. Tuy nhiên, ứng dụng cuối cùng vẫn thiếu bất kỳ công cụ nào để xác định màn hình nhập dữ liệu. Microsoft SQL Server là một ví dụ rõ ràng ở đây. Cũng như các hệ thống cơ sở dữ liệu lớn khác, SQL Server chăm sóc phần cuối và mong đợi bạn sử dụng một công cụ khác, chẳng hạn như Visual Studio, để phát triển phần phía trước.

Tùy chọn cơ sở dữ liệu nào phù hợp với bạn?

Tùy chọn cơ sở dữ liệu # 1: Microsoft Access

Access là một trong những ông lớn của cơ sở dữ liệu máy tính để bàn. Nó dễ sử dụng nhưng dễ lạm dụng. Bạn có thể thiết kế bảng, màn hình và báo cáo từ đầu hoặc bắt đầu từ một mẫu. Một số khuôn mẫu hoàn toàn là của Mỹ và không phải lúc nào cũng dạy cách thực hành tốt, nhưng chúng giúp bạn bắt đầu nhanh chóng. Màn hình và các tính năng lập trình có thể khá phức tạp. Bạn có thể triển khai ứng dụng đã hoàn thiện của mình cho những người dùng khác thông qua mạng nội bộ (KHÔNG phải internet) thay vì dựa vào chia sẻ tệp.

Tùy chọn cơ sở dữ liệu # 2: Microsoft SharePoint

SharePoint là một cơ sở dữ liệu, cũng như một cơ chế lưu trữ tài liệu. Bạn có thể sử dụng nó để biên dịch các danh sách đơn giản và liên kết chúng với nhau. Trình thiết kế biểu mẫu hơi phức tạp, nhưng vẫn có thể tùy chỉnh. Khả năng của SharePoint để “lấy” danh sách dữ liệu được tích lũy trong Excel và đặt nó vào danh sách tùy chỉnh rất hữu ích. Chương trình cung cấp danh sách tùy chỉnh cho mọi người trên mạng của bạn và cho phép bạn thêm bảo mật để hạn chế ai có thể làm gì với dữ liệu đó. Bạn có thể yêu cầu SharePoint thông báo cho bạn qua email bất cứ khi nào ai đó thêm, chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi. Nếu bạn đang lưu trữ dữ liệu liên quan đến người, mục lịch hoặc công việc, bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu đó với Outlook.

Tùy chọn cơ sở dữ liệu # 3: Zoho Creator

Zoho Office là một ứng dụng web bao gồm một cơ sở dữ liệu sử dụng chức năng kéo và thả để trải rộng các biểu mẫu của nó một cách đơn giản, trực quan. Quá trình kéo và thả cũng được sử dụng để lập trình các tương tác và quy trình làm việc. Là một dịch vụ web, dữ liệu và ứng dụng của bạn có sẵn từ mọi nơi, với tính năng bảo mật đơn giản để giữ dữ liệu của bạn ở chế độ riêng tư. Zoho tính phí trên cơ sở mỗi người dùng mỗi tháng, nhưng nó giới hạn số lượng bản ghi bạn có thể lưu trữ với mức giá đã thiết lập đó. Chương trình tốn thêm phí khi lưu trữ nhiều dữ liệu hơn hoặc cho các tính năng khác như tích hợp email.

Sử dụng Bảng tính Excel

Như bạn có thể thấy, Excel cung cấp nhiều tính năng nhưng thiếu một số lĩnh vực trong mỗi tính năng. Đôi khi, một ứng dụng khác thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt nếu ứng dụng đó được thiết kế riêng cho nhiệm vụ. Những lần khác, Excel hoạt động tốt, chẳng hạn như đối với cơ sở dữ liệu nhỏ hơn, miễn là bạn biết cách ngăn chặn sự cố xảy ra ngay từ đầu.

Bạn có gặp phải bất kỳ sự cố phổ biến nào khác khi sử dụng Excel không? Chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới.