Smartsheet là một phần mềm quản lý công việc phổ biến. Nó cung cấp các tùy chọn khác nhau để giúp bạn lập kế hoạch và quản lý các dự án, nhiệm vụ, lịch,… Theo dõi ngày tháng là một yếu tố quan trọng trong mọi phần mềm quản lý. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách thêm ngày vào một ngày trong Smartsheet, hãy nhớ tiếp tục đọc.
Làm thế nào để thêm ngày vào một ngày?
Nếu bạn muốn giữ các dự án của mình theo thứ tự và chọn ngày đến hạn trong Smartsheet, bạn có thể thực hiện bằng cách áp dụng các công thức khác nhau.
Nếu bạn có ngày bắt đầu cho dự án của mình, chẳng hạn như ngày 1 tháng 6 năm 2012 và bạn phải hoàn thành nó vào cuối tháng, những gì bạn có thể làm là áp dụng công thức này: = [Ngày bắt đầu] @row + 29 trong cột ngày đến hạn.
Bạn có thể gõ nó ra, nhưng bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn này:
- Loại
“=”trong cột ngày đến hạn, ngay bên cạnh ngày bắt đầu.
- Chọn ngày bắt đầu.
- Đặt dấu cộng (+) bên cạnh ngày bắt đầu.
- Đặt số ngày bạn muốn thêm vào ngày (trong trường hợp này là 29).
- Nhấn Enter."
Đó là nó! Bạn đã thêm ngày vào một ngày thành công. Các số bạn nhập vào được coi là ngày theo mặc định.
Thêm cùng một số ngày vào mỗi ngày bắt đầu
Điều gì xảy ra khi bạn có các ngày bắt đầu khác nhau cho dự án của mình, nhưng bạn có 30 ngày để hoàn thành mỗi ngày? Nếu bạn muốn nhập ngày đến hạn bằng một công thức đơn giản, hãy làm theo các bước sau:
- Loại
“=”trong cột ngày đến hạn, ngay bên cạnh ngày bắt đầu. - Chọn ngày bắt đầu.
- Đặt một dấu cộng
(+)bên cạnh ngày bắt đầu. - Đặt số ngày bạn muốn thêm vào ngày (trong trường hợp này là 30).
- Nhấn Enter."
- Chọn ô đó.
- Bạn sẽ thấy một hình vuông nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của ô. Nhấn hình vuông và bắt đầu di chuyển nó xuống dưới / lên trên.
- Bây giờ, công thức của bạn sẽ được tự động chuyển đến tất cả các ô bạn đã chọn.
Thêm một số ngày khác nhau vào mỗi ngày bắt đầu
Sẽ thường xảy ra rằng các dự án khác nhau cần được hoàn thành trong các khung thời gian khác nhau. Trong trường hợp này, tốt nhất là sử dụng cột "Thời lượng". Tại đây, bạn có thể chỉ định số ngày bạn cần cho mỗi dự án. Sau đó, bạn có thể sử dụng một công thức đơn giản để tính ngày đến hạn:
- Loại
“=”trong cột ngày đến hạn, ngay bên cạnh ngày bắt đầu. - Chọn ngày bắt đầu.
- Đặt một dấu cộng bên cạnh ngày bắt đầu.
- Chọn thời lượng từ cột thời lượng.
- Nhấn Enter."
- Bạn sẽ thấy ngày đến hạn cho dự án đó. Nếu bạn muốn áp dụng công thức này cho các dự án khác của mình, hãy sử dụng hình vuông nhỏ ở dưới cùng bên phải của ô để di chuyển nó xuống / lên trên.
Điều gì sẽ xảy ra khi bạn thay đổi ngày bắt đầu?
Bạn đã quyết định bắt đầu dự án của mình muộn hơn một chút, nhưng bạn không chắc liệu điều này có ảnh hưởng đến công thức của bạn hay không. Đừng lo lắng! Sau khi bạn thay đổi ngày bắt đầu, Smartsheet sẽ tự động điều chỉnh ngày kết thúc. Nếu thời hạn vẫn như cũ, nó sẽ chỉ đếm số ngày bắt đầu từ ngày bạn đã nhập.
Điều gì sẽ xảy ra khi bạn thay đổi thời lượng?
Nếu dự án của bạn cần được hoàn thành trong thời gian ngắn hơn hoặc bạn muốn kéo dài thời gian cho đến khi hoàn thành, bạn có thể làm như vậy theo hai cách. Bạn có thể thay đổi số trong cột thời lượng hoặc thay đổi số trong công thức, tùy thuộc vào cách bạn tạo công thức ban đầu.
Nếu bạn đã chỉ định số ngày trong công thức, bạn chỉ có thể xóa nó và chèn số mới.
Nếu bạn đã sử dụng cột "Thời lượng", bạn có thể thay đổi số ở đó, nhấn "Enter" và công thức sẽ tự động cập nhật, hiển thị cho bạn ngày đến hạn mới của bạn.
Trừ các ngày từ một ngày
Nếu bạn cần trừ ngày cho một ngày cụ thể, bạn có thể sử dụng một công thức đơn giản:
- Loại
“=”trong cột mà bạn muốn lấy kết quả. - Chọn ngày.
- Đặt một dấu trừ
(-)bên cạnh ngày.
- Nhập số ngày bạn muốn trừ đi.
- Nhấn Enter."
Kích hoạt sự phụ thuộc
Hàm này đại diện cho một phương tiện tự động tính toán các ngày khi các giá trị trong khoảng thời gian (thời gian tồn tại của điều gì đó) và các giá trị trước đó (điều gì cần xảy ra trước khi điều gì khác xảy ra) thay đổi. Nếu bạn quyết định bật tính năng này, đây là một số tính năng bạn có thể sử dụng:
- Nếu bạn nhập ngày bắt đầu và ngày đến hạn, cột thời lượng sẽ được tính toán tự động.
- Bạn có thể nhập số ngày làm việc mỗi tuần, ngày lễ, ngày nghỉ phép, v.v. Điều này sẽ giúp tính toán ngày đến hạn của các dự án của bạn.
- Nếu bạn thay đổi ngày bắt đầu và / hoặc ngày đến hạn, cột thích hợp sẽ tự động điều chỉnh.
Đây là cách bạn có thể kích hoạt các phụ thuộc:
- Chọn cột bạn muốn và nhấn vào “Chỉnh sửa cài đặt dự án”.
- Chọn hộp kiểm "Phụ thuộc được bật".
- Bạn sẽ thấy các tùy chọn mới xuất hiện.
- Chọn các cột sẽ được sử dụng làm "Cột Tiền nhiệm" và "Cột Thời lượng". Nếu bạn không có các cột này, Smartsheet sẽ tự động chèn chúng.
Điều quan trọng cần lưu ý là bạn không thể đặt công thức thành các cột khi đã bật chức năng này.
Làm cách nào để thay đổi định dạng ngày trong trang tính thông minh?
Định dạng ngày hiển thị trong Smartsheet dựa trên các tùy chọn khu vực mà bạn đã chỉ định khi tạo tài khoản của mình. Ví dụ: nếu “Tùy chọn khu vực” của bạn được đặt thành “Tiếng Anh (Hoa Kỳ),” ngày tháng sẽ được hiển thị ở định dạng tháng / ngày / năm. Bạn có thể thay đổi điều này bằng cách làm theo các bước sau:
- Mở Smartsheet.
- Chuyển đến biểu tượng "Tài khoản".
- Nhấn vào “Cài đặt cá nhân”.
- Nhấn vào “Cài đặt”.
- Chọn một tùy chọn trong “Tùy chọn khu vực”.
- Khi bạn chọn một tùy chọn, bạn sẽ thấy bản xem trước của các định dạng ngày và số, vì vậy bạn có thể chọn những gì bạn muốn trước khi lưu các thay đổi.
- Sau khi bạn chọn một tùy chọn, hãy nhấn vào “Lưu”.
- Cài đặt mới sẽ được áp dụng cho trang tính của bạn.
Phím tắt bàn phím Smartsheet
Smartsheet cung cấp nhiều phím tắt khác nhau mà bạn có thể sử dụng cho ngày tháng. Điều này sẽ cho phép bạn làm việc nhanh hơn và tiết kiệm thời gian khi làm việc trên trang tính. Bạn có thể tìm thấy một số phím tắt bên dưới:
- t - Chèn ngày hôm nay.
- + n - Nhập ngày trong những ngày kể từ hôm nay. Ví dụ: nếu hôm nay là 06/09/2021, bằng cách nhấn +3, bạn sẽ nhập 06/12/2021.
- -n - Nhập một ngày trong những ngày trước ngày hôm nay. Ví dụ: nếu hôm nay là 06/09/2021, bằng cách nhấn -5, bạn sẽ nhập 06/04/2021.
- sun, mon, tue, wed, thurs, fri, sat - Nhập ngày khớp với ngày cụ thể trong tuần hiện tại. Ví dụ: nếu ngày hôm nay là 06/09/2021, bằng cách nhập “sun”, bạn sẽ nhập 06/06/2021.
- vâng - Ngày hôm qua.
- tom - Ngày mai.
- tuần trước - Ngày hiện tại -7 ngày.
- tuần tới - Ngày hiện tại + 7 ngày.
Điều quan trọng cần lưu ý là những chữ viết tắt này chỉ hoạt động đối với ngôn ngữ tiếng Anh.
Smartsheet: Đã giải thích!
Bây giờ, bạn đã học cách thêm ngày vào một ngày trong Smartsheet và có thêm thông tin về chính phần mềm. Đây là một phần mềm đáng tin cậy, hiệu quả, tiết kiệm thời gian sẽ giúp bạn đảm bảo tất cả các dự án của bạn được hoàn thành đúng thời hạn. Vì vậy, nếu bạn đang sử dụng Smartsheet hoặc đang nghĩ đến việc sử dụng nó, bạn chắc chắn sẽ tìm hiểu thêm về nó bằng cách đọc hướng dẫn này.
Bạn đã từng sử dụng Smartsheet chưa? Hãy cho chúng tôi trong phần bình luận dưới đây!