Đối với nhiều người, tạo bản sao hoặc bản sao của các bản nháp email là một phần công việc cần thiết của họ. Rất may, điều này có thể thực hiện được bằng cách sử dụng các mẫu email, một chức năng đã được tích hợp sẵn trong Gmail.
Cho dù bạn đang cố gắng tạo một email chung để trả lời tự động cho các yêu cầu và thanh toán hay chỉ đang tìm kiếm một lối tắt trong thời gian trả lời email của mình, Gmail đều có những gì bạn đang tìm kiếm. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn bắt đầu tạo các mẫu email của riêng mình trên hầu hết các thiết bị chính.
mẫu thư điện tử
Các mẫu email là một ân huệ tiết kiệm của tất cả các chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc những người nhận thấy mình nói những điều giống nhau trong các loại email giống nhau. Tôi đã sử dụng chúng kể từ khi tôi bắt đầu kinh doanh của riêng mình và chúng đã giúp tôi tiết kiệm hàng trăm giờ trong nhiều năm.
Các mẫu email cũng có thể làm cho bạn trông chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể trả lời nhanh hơn và câu đơn giản 'Cảm ơn bạn đã gửi email, một trong những nhóm của chúng tôi sẽ liên hệ trực tiếp với bạn trong vòng 24 giờ' có thể khiến khách hàng cảm thấy mình được trân trọng. Xem xét mức độ dễ dàng để thực hiện, tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng chúng.
Tạo mẫu email trong Gmail trên PC
Gmail gọi mẫu Câu trả lời soạn trước và bạn phải bật tính năng này trước khi có thể sử dụng chúng. Sau khi hoàn tất, bạn có thể tạo bao nhiêu mẫu email tùy thích.
- Mở Gmail và đăng nhập.
- Bây giờ, chọn biểu tượng menu Cài đặt bánh răng cưa ở trên cùng bên phải của màn hình.
- Tiếp theo, nhấp vào Xem tất cả các cài đặt.
- Bây giờ, hãy nhấp vào Trình độ cao.
- Sau đó, nếu nó chưa có, hãy chọn Cho phép vì Mẫu và bấm vào Lưu thay đổi.
- Khi Gmail đã tải lại, hãy nhấp vào Soạn, biên soạn.
- Nhập văn bản bạn muốn cho mẫu của mình và sau đó nhấp vào Hơn (ba chấm dọc).
- Sau đó, nhấp vào Mẫu> Lưu bản nháp làm mẫu> Lưu dưới dạng mẫu mới.
- Cuối cùng, đặt tên cho mẫu của bạn và chọn Cứu.
Tạo mẫu email trong Gmail trên Android
Tương tự như trên PC, bạn có thể tạo mẫu trên thiết bị Android của mình.
- Mở ứng dụng Gmail và nhấp vào Soạn, biên soạn cái nút (+).
- Bây giờ, hãy nhập email của bạn và nhấp vào Hơn nút (ba chấm dọc).
- Lựa chọn Lưu bản nháp từ menu thả xuống.
Tạo mẫu email trong Gmail trên iPhone
Bạn sẽ cần cài đặt một ứng dụng chẳng hạn như Mẫu email để hoạt động với Gmail hoặc sử dụng ứng dụng Ghi chú được tích hợp sẵn để tạo các mẫu email.
- Mở ứng dụng Gmail, cuộn xuống và nhấp vào Soạn, biên soạn (biểu tượng giấy và bút).
- Nếu bạn đã cài đặt Mẫu email, hãy nhấp vào dấu ba chấm (ba chấm ngang) và chọn Chèn từ Mẫu của cloudHQ.
Ngoài ra, bạn có thể tạo mẫu bằng ứng dụng Ghi chú của mình.
- Từ trong mẫu email đã tạo, nhấp vào biểu tượng ở góc trên bên phải màn hình và chọn ứng dụng Gmail.
- Ghi chú bây giờ sẽ được tải vào nội dung của email.
Sử dụng mẫu email của bạn
Bây giờ bạn đã tạo xong mẫu email của mình, đã đến lúc sử dụng nó. Khi bạn nhận được cơ hội đầu tiên để sử dụng mẫu, hãy làm như sau:
- Mở Gmail và nhấp vào Soạn, biên soạn.
- Bây giờ, hãy nhấp vào Hơn.
- Sau đó đi đến Mẫu> Chèn mẫu và chọn mẫu email của bạn.
- Tiếp theo, chỉnh sửa nếu cần và nhấp vào Gửi.
Bạn cũng có thể làm điều tương tự bằng cách sử dụng Trả lời.
Sử dụng mẫu email của bạn để trả lời tự động
Tiến thêm một bước nữa về mẫu email, còn cách thiết lập phản hồi soạn trước làm phản hồi tự động cho một email đến. Bạn sẽ phải giữ cho câu trả lời soạn trước của mình chung chung nhưng đó là một cách tuyệt vời để ghi nhận các đơn đặt hàng hoặc truy vấn và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng trong Thanh Tìm kiếm ở đầu màn hình.
- Bây giờ, hãy nhập tiêu chí của bạn cho tìm kiếm và chọn Tạo bộ lọc.
- Tiếp theo, nhấp vào hộp kiểm cho Gửi mẫu, chọn mẫu bạn muốn gửi và sau đó nhấp vào Tạo bộ lọc lần nữa.
Giờ đây, bất cứ khi nào các tiêu chí bộ lọc được đáp ứng, Gmail sẽ tự động gửi câu trả lời soạn trước của bạn. Điều này lý tưởng cho các xác nhận hoặc cập nhật và có thể được thiết lập để kích hoạt theo nhiều cách. Tôi không thể liệt kê tất cả chúng ở đây nhưng bạn sẽ nhận ra một mẫu trong email mà bạn có thể sử dụng. Ví dụ: tất cả các email gửi đến địa chỉ email ‘[email protected]’ của bạn hoặc bất kỳ email nào có chứa từ "Đặt hàng". Bạn có được ý tưởng.