Google Trang tính là ứng dụng bảng tính dựa trên đám mây mạnh mẽ và dễ học của Google. Trang tính cạnh tranh với Microsoft Excel trên thị trường bảng tính, trang tính này không có cùng chiều rộng hoặc chiều sâu của các tính năng.
Google Trang tính, Google Tài liệu và Google Trang trình bày đều là một phần của bộ ứng dụng văn phòng dựa trên web do Google cung cấp miễn phí. Các ứng dụng này tích hợp với Google Drive, dịch vụ lưu trữ tệp và đồng bộ hóa của Google.
Một trong những tác vụ bảng tính thông thường đó là so sánh thông tin trong các cột khác nhau. Sheets có nhiều khả năng thực hiện kiểu so sánh này.
Trong bài viết hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể so sánh dữ liệu giữa các cột trong Google Trang tính và tôi cũng sẽ mô tả một cách tiếp cận để thực hiện điều tương tự với Microsoft Excel. Nếu bạn là người dùng Excel đang cân nhắc chuyển đổi và lo ngại về việc có các tính năng tương đương, thì bài viết này sẽ giảm bớt mối lo ngại của bạn. Bạn có thể hoàn thành công việc này với Trang tính!
Các cột So sánh Trang tính của Google
So sánh hai cột trong Google Trang tính
Một cách tiếp cận đơn giản để so sánh các cột trong Trang tính là sử dụng công thức. Giả sử chúng ta có hai cột dữ liệu, cột A và cột B. Nếu chúng ta muốn so sánh các cột và ghi chú về bất kỳ sự khác biệt nào, chúng ta có thể sử dụng một công thức.
Công thức IF là một công cụ mạnh mẽ trong Trang tính (cũng như trong Excel). Trong câu lệnh IF, có ba đối số.
Đối số đầu tiên là kiểm tra được thực hiện, đối số thứ hai là kết quả để trả về nếu kiểm tra không phảiđúng vậy, và đối số thứ ba là kết quả trả về nếu kiểm tra Làđúng vậy. Điều này khá dễ hiểu, nhưng khó đọc trong công thức, vì vậy hãy cùng tìm hiểu qua.
- Mở Trang tính của bạn trên trang mà bạn muốn so sánh.
- Với dữ liệu trong cột A và B, hãy đánh dấu ô C1.
- Dán
= if (A1 = B1, "", "Không khớp")vào ô C1. Logic là thế này: nếu A1 và B1 giống nhau (tức là A1 = B1), công thức trả về một chuỗi trống và nếu chúng không giống nhau (A1 thì không phải bằng B1), công thức trả về "Không khớp".
- Nhấp chuột trái vào góc dưới cùng bên phải của ô C1 và kéo xuống dưới. Thao tác này sao chép công thức trong C1 vào tất cả các ô của cột C.
Bây giờ đối với mỗi hàng trong đó A và B không giống nhau, cột C sẽ chứa từ “Không khớp”. Nếu bạn thấy một ô trống thì công thức không trả về gì cho biết các cột khớp nhau.
So sánh dữ liệu nhiều cột
So sánh dữ liệu giữa hai cột là tốt và hữu ích… nhưng nếu bạn có nhiều cột dữ liệu và cần thực hiện so sánh thì sao? Chà, Trang tính cũng có thể xử lý điều đó bằng cách sử dụng một hàm có tên là ARRAYFORMULA. Đây là một công thức khá nâng cao và tôi sẽ không đi sâu tìm hiểu về cách hoạt động của nó, nhưng nó sẽ cho phép chúng tôi thực hiện một số so sánh dữ liệu nhiều cột.
Trong Trang tính và các bảng tính khác, bạn có thể sử dụng công thức mảng để tính một cột trong hoặc hàng giá trị tổng phụ bằng cách đặt nó vào một hàng ô hoặc bạn có thể tính một giá trị trong một ô.
Giả sử chúng ta có hai bộ dữ liệu. Mỗi tập dữ liệu có một giá trị chỉ mục - có thể là một số bộ phận hoặc một số sê-ri. Ngoài ra còn có một vài cột dữ liệu được liên kết với mỗi giá trị chỉ mục - màu sắc sản phẩm, có thể hoặc số lượng hiện có. Dưới đây là giao diện của một trong những tập dữ liệu đó.
Vì vậy, chúng tôi có dữ liệu của Jane. Nhưng sau đó Bob gửi số liệu của mình cho cùng một bộ thông tin và chúng tôi nghi ngờ rằng có thể có một số khác biệt giữa hai bộ dữ liệu. (Trong ví dụ này, bạn có thể dễ dàng xác định sự khác biệt một cách trực quan, nhưng giả sử một bảng tính có hàng nghìn mục nhập.) Xem bên dưới để biết các số liệu của Jane và Bob cạnh nhau.
Nếu chúng ta muốn kiểm tra xem liệu các số liệu về giá mỗi đơn vị do Jane và Bob báo cáo có giống nhau hay không, chúng ta có thể sử dụng ARRAYFORMULA để thực hiện. Chúng tôi muốn báo cáo bất kỳ sự khác biệt nào và in chúng ra bắt đầu từ ô I3, vì vậy trong I3, chúng tôi nhập công thức này:
= ArrayFormula (SORT (if (countifs (E3: E & G3: G, A3: A & C3: C) = 0, A3: C,)))
Điều này dẫn đến so sánh nhiều cột trông giống như sau:
Bây giờ chúng ta có thể thấy rằng SKU A10305 có sự khác biệt và chúng ta có thể tìm ra ai có thông tin chính xác và ai có lỗi.
Sử dụng Power Tools để so sánh các cột
Một cách tiếp cận khác là sử dụng công cụ so sánh trong một trong các gói tiện ích bổ sung dành cho Google Trang tính. Một công cụ được gọi là ‘Power Tools, một bộ sưu tập các tiện ích bổ sung rất hữu ích để mở rộng chức năng của Google Trang tính. Nó là một trong nhiều công cụ như vậy giúp mở rộng đáng kể chức năng cơ bản và mất rất nhiều công việc tạo bảng tính.
Mặc dù trước đây chúng được miễn phí vô thời hạn, Power Tools hiện yêu cầu đăng ký sau khi thời gian dùng thử miễn phí kết thúc. Tôi muốn nói rằng Power Tools đáng giá cho người dùng bảng tính nặng ở mức 29,95 đô la / năm hoặc 89,95 đô la cho đăng ký trọn đời.
Power Tools có nhiều chức năng mạnh mẽ, nhưng chúng ta sẽ chỉ xem xét phương pháp so sánh cột của nó tại đây.
- Sau khi Công cụ điện được thêm vào Google Trang tính của bạn, hãy chuyển đến Bổ trợ menu kéo xuống
- Lựa chọn Dụng cụ điện
- Sau đó chọn Khởi đầu
- Nhấp vào tùy chọn menu ‘Dedupe & Compare’, sau đó chọn ‘So sánh hai trang tính’
- Nhập phạm vi của các cột bạn muốn so sánh. Lưu ý rằng bạn có thể so sánh nhiều cột cùng một lúc và thậm chí so sánh trên các trang tính khác nhau!
- Chọn xem bạn muốn tìm các giá trị duy nhất hay các giá trị trùng lặp.
- Chọn cách bạn muốn Power Tools biểu thị kết quả so sánh. Bạn có thể chọn màu cho nó trong các ô trùng lặp hoặc duy nhất, để di chuyển hoặc sao chép dữ liệu sang các cột mới và các lựa chọn khác.
Một cách nhanh chóng để so sánh sự khác biệt giữa văn bản hoặc bảng tính
Nếu bạn không muốn gặp rắc rối khi viết công thức hoặc sử dụng tiện ích bổ sung và chỉ muốn so sánh nhanh các giá trị hoặc văn bản giữa hai tài liệu, thì có một công cụ trực tuyến miễn phí sẽ giúp bạn. Nó được gọi là Diffchecker và có vẻ hoạt động tốt. Nó thậm chí còn được khuyến khích sử dụng trên diễn đàn Google Docs.
- Điều hướng đến Diffchecker.
- Dán một tập hợp văn bản hoặc giá trị vào ngăn bên trái và cột hoặc văn bản khác vào bên phải.
- Chọn Tìm sự khác biệt!
- Trang web sẽ so sánh hai ngăn và nêu rõ bất kỳ sự khác biệt nào.
Diffchecker hữu ích nếu bạn đang cố gắng phân biệt giữa các cột và chỉ cần kết quả.
Vậy nếu bạn sử dụng Excel, bạn có thể so sánh các cột bằng công cụ đó không? Tất nhiên là bạn có thể!
So sánh hai cột trong Microsoft Excel
Tôi lật giữa Google Trang tính và Microsoft Excel tùy thuộc vào những gì tôi đang cố gắng thực hiện. Mặc dù Trang tính rất tốt, nhưng nó không có nhiều tính năng như Excel và do đó, nó bị thiếu hụt trong một số lĩnh vực chính.
Phương pháp 1 để so sánh các cột cho các bản sao trong Excel:
- Đánh dấu hai cột bạn muốn kiểm tra.
- Chọn Định dạng có Điều kiện từ ruy-băng Trang chủ.
- Chọn Đánh dấu Quy tắc Ô và Giá trị Trùng lặp.
- Chọn một định dạng để hiển thị và chọn OK.
Phương pháp 2 để so sánh các cột để tìm sự khác biệt trong Excel:
- Đánh dấu ô 1 trong cột C.
- Dán
= IF (COUNTIF ($ A: $ A, $ B1) = 0, "Không khớp ở A", "")vào thanh công thức.
- Bạn sẽ thấy "Không khớp ở A" trong cột C ở bất cứ nơi nào hai cột khác nhau.
Bạn sẽ thấy những ô đó có sự khác biệt vì phải có nhãn trong hàng tương ứng cho bạn biết "Không khớp ở A". Tất nhiên, bạn có thể sửa đổi điều này để nói bất cứ điều gì bạn thích. Bạn cũng có thể thay đổi các ký tự cột hoặc thứ tự mà bạn so sánh hai cột cho phù hợp.