Nhiều người sử dụng các ứng dụng bảng tính đám mây như Google Trang tính để phân tích dữ liệu của họ và thường gặp phải sự cố trùng lặp dữ liệu. Dữ liệu trùng lặp có nghĩa là nhiều trường hợp của cùng một dữ liệu chính xác trong đó chỉ nên có một trường hợp.
Đôi khi, việc xóa các bản sao này là cần thiết để xử lý dữ liệu trong bảng tính, nhưng những lúc khác, chúng tôi chỉ muốn biết số lần một giá trị cụ thể được sao chép trong dữ liệu của mình.
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách khác nhau để đếm các bản sao trong Google Trang tính và cách xóa chúng.
Cách đếm trùng lặp trong Google Trang tính
Có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để đếm và xóa các bản sao trong Google Trang tính.
Đối với bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách bạn có thể sử dụng các hàm COUNTIF, COUNT và COUNTA hoặc tiện ích bổ sung Power Tools để thực hiện tác vụ này.
Đếm trùng lặp với COUNTIF
COUNTIF là một hàm Google Trang tính tương đối cơ bản để đếm các ô bao gồm số hoặc văn bản dựa trên một điều kiện cụ thể. Cú pháp rất đơn giản; bạn chỉ cần cung cấp phạm vi ô và tiêu chí để đếm ô. Bạn có thể nhập hàm COUNTIF vào thanh fx với cú pháp: ‘= COUNTIF (phạm vi, tiêu chí).’
Đầu tiên, hãy thiết lập một bảng tính với một số dữ liệu giả mà chúng ta có thể đưa vào hàm COUNTIF. Mở một bảng tính trống trong Google Trang tính và nhập các giá trị ‘450,’ ‘350,’ ‘560,’ ‘450,’ ‘350’ và ‘245’ trong phạm vi ô A2: A7.
Khi đó, bảng tính của bạn phải giống hệt như bảng tính được hiển thị ngay bên dưới:
Để thêm hàm COUNTIF vào bảng tính, hãy chọn ô B9 và nhấp vào thanh fx. Đi vào '= COUNTIF (A2: A7, “450”)‘Trong thanh fx, và nhấn phím Return để thêm hàm vào ô. Ô B9 bây giờ sẽ bao gồm giá trị 2. Như vậy, nó đếm hai giá trị ‘450’ trùng lặp trong phạm vi ô A2: A7.
COUNTIF cũng đếm các chuỗi văn bản trùng lặp. Chỉ cần thay thế tiêu chí số của hàm bằng văn bản để làm như vậy.
Ví dụ: nhập 'chuỗi văn bản' vào các ô A8 và A9 của bảng tính của bạn. Sau đó, nhập hàm ‘= COUNTIF (A2: A9, “chuỗi văn bản”)‘Trong ô B10.
B10 sau đó sẽ đếm hai ô bao gồm văn bản trùng lặp như trong ảnh chụp nhanh bên dưới:
Bạn cũng có thể thêm công thức vào bảng tính để đếm nhiều giá trị trùng lặp trong một phạm vi ô duy nhất. Công thức đó thêm hai hoặc nhiều hàm COUNTIF với nhau.
Ví dụ, hãy nhập công thức ‘= COUNTIF (A2: A7, “450”) + COUNTIF (A2: A7, “350”)‘Trong ô B11. Điều này đếm cả hai số trùng lặp ‘450’ và ‘350’ trong cột A. Do đó, B11 trả về giá trị 4 như trong ảnh chụp nhanh ngay bên dưới.
Đếm các bản sao bằng COUNT và COUNTA
COUNT là một hàm khác có thể đếm các giá trị trùng lặp trong phạm vi ô bảng tính. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể bao gồm các phạm vi ô trong hàm này. Do đó, COUNT không tốt lắm khi bạn có các trang tính có giá trị trùng lặp nằm rải rác trên nhiều phạm vi ô riêng biệt trong các cột hoặc hàng. Chức năng này hiệu quả hơn nhiều để đếm các bản sao khi bạn sắp xếp dữ liệu theo hàng và cột.
Bấm chuột phải vào tiêu đề Cột A trong bảng tính Trang tính và chọn Sắp xếp trang tính từ A-Z lựa chọn. Điều này sẽ tổ chức các ô cột của bạn theo thứ tự số với các số thấp nhất ở trên cùng và giá trị cao nhất ở dưới cùng như trong ảnh chụp nhanh ngay bên dưới. Điều này cũng nhóm tất cả các giá trị trùng lặp với nhau trong phạm vi ô đơn.
Bây giờ, bạn chỉ cần nhập một tham chiếu ô vào hàm COUNT để nó đếm tất cả các giá trị trùng lặp trong phạm vi.
Ví dụ: nhập ‘= COUNT (A2: A3)‘Trong ô B12 của bảng tính Trang tính của bạn. Khi đó, hàm COUNT của B12 sẽ trả về giá trị 2, là số lượng bản sao trong phạm vi A2: A3.
Các Sắp xếp trang tính từ A-Z tùy chọn cũng nhóm văn bản trùng lặp trong các hàng và cột trong phạm vi ô đơn. Tuy nhiên, COUNT chỉ hoạt động đối với dữ liệu số.
Đối với văn bản trùng lặp, hãy thêm hàm COUNTA vào bảng tính để thay thế. Ví dụ: đầu vào ‘= COUNTA (A7: A8)‘Trong B13 của bảng tính của bạn, sẽ đếm các ô chuỗi văn bản trùng lặp như được hiển thị bên dưới.
Đếm tất cả các bản sao bằng Power Tools
Power Tools là một tiện ích bổ sung của Google Trang tính có rất nhiều công cụ hữu ích. Bạn có thể tải xuống từ trang này.
Power Tools bao gồm một Loại bỏ các bản sao tùy chọn có thể tìm thấy tất cả các giá trị và văn bản trùng lặp trong một phạm vi ô đã chọn. Do đó, bạn có thể sử dụng công cụ đó để đếm tất cả nội dung ô được sao chép trong một cột hoặc hàng đã chọn.
Mở tính năng Dedupe và Compare trong Power Tools bằng cách chọn Dụng cụ điện từ Tiện ích bổ sung menu kéo xuống, sau đó chọn Dedupe và so sánh lựa chọn.
Nhấp vào nút tham chiếu ô để chọn phạm vi ô A1: A8 và nhấn VÂNG lựa chọn. Nhấp chuột Kế tiếp và chọn Bản sao + lần xuất hiện đầu tiên lựa chọn.
Nhấn vào Kế tiếp một lần nữa để mở các tùy chọn hiển thị ngay bên dưới. Chọn các tùy chọn hộp kiểm Cột ở đó, sau đó bấm Kế tiếp lần nữa.
Chọn Thêm một cột trạng thái nút radio, thêm một cột mới đánh dấu các giá trị trùng lặp vào bảng tính. Cũng có một Tô màu tùy chọn mà bạn có thể chọn để đánh dấu các ô trùng lặp bằng màu sắc. Khi bạn nhấn Hoàn thành , phần bổ trợ cho bạn biết có bao nhiêu bản sao trong phạm vi ô đã chọn.
Tiện ích bổ sung đếm tất cả sáu bản sao trong phạm vi ô của bảng tính. Điều đó bao gồm một vài giá trị ‘350’ và ‘450’ và các ô chuỗi văn bản. Trang tính của bạn cũng sẽ bao gồm một cột B mới đánh dấu các hàng A với các bản sao như được hiển thị bên dưới.
Lời kết
Xử lý dữ liệu trùng lặp trong Google Trang tính có thể khó khăn; tuy nhiên, bằng cách sử dụng các chức năng được liệt kê ở trên hoặc tiện ích bổ sung như Power Tools, việc tìm kiếm, phân tích và xóa dữ liệu trùng lặp rất nhanh chóng và dễ dàng.
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, bạn cũng có thể thích bài viết hướng dẫn này của TechJunkie về Cách nhận giá trị tuyệt đối trong Google Trang tính. Nếu bạn có bất kỳ mẹo và thủ thuật nào của Google Trang tính, vui lòng đăng chúng trong phần nhận xét bên dưới.