Nếu bạn đã từng xử lý hai phiên bản khác nhau của tệp Microsoft Word mà bạn cần để so sánh, thì bạn sẽ biết cảm giác khó khăn khi làm như vậy theo cách thủ công. Tôi đã gặp phải trường hợp này khi một đồng nghiệp làm việc trên phiên bản tệp sai, kết hợp các thay đổi vào một phiên bản cũ hơn không còn phù hợp.
Rất may, Microsoft Word có một tính năng cho phép bạn tự động so sánh hai tài liệu, vì vậy bạn không thực sự phải xem và kiểm tra từng từ hoặc từng đoạn theo cách thủ công! Dưới đây là cách so sánh các tài liệu Word trong macOS!
Đầu tiên, mở Word từ Dock của bạn hoặc từ thư mục Ứng dụng trên máy Mac của bạn. Lối tắt đến Ứng dụng nằm trong menu “Bắt đầu” của Trình tìm kiếm.
Khi Word mở ra, chỉ cần chọn một tài liệu trống từ Thư viện tài liệu…
… Hoặc mở một trong các tệp bạn muốn so sánh. Không quan trọng bạn khởi chạy tài liệu nào, nhưng lệnh chúng ta cần sử dụng ở đây sẽ chuyển sang màu xám nếu Word không mở tệp.
Dù sao, khi Word đã sẵn sàng hoạt động, hãy chọn Công cụ> Theo dõi thay đổi> So sánh tài liệu từ các menu ở trên cùng.
Trong hộp sẽ mở ra sau đó, bạn sẽ muốn chọn tài liệu gốc của mình để so sánh với tài liệu đã sửa đổi; nếu bạn nhấp vào menu thả xuống trong hộp màu đỏ của tôi bên dưới, bạn có thể chọn từ các tệp gần đây. Bạn cũng có thể chọn biểu tượng thư mục mà tôi đã gọi với mũi tên màu đỏ để điều hướng trong hệ thống tệp của bạn để tìm tài liệu được đề cập.
Khi làm điều đó, bạn sẽ thấy hộp thoại mở / lưu quen thuộc, vì vậy hãy sử dụng hộp thoại đó để tìm phiên bản đầu tiên của tài liệu và nhấp vào “Mở”.
Sau đó, làm điều tương tự đối với phiên bản đã sửa đổi của tệp ở phía bên phải của cửa sổ.
Phần "Nhãn thay đổi với" có thể là bất cứ thứ gì bạn muốn — tác giả của các thay đổi thường là một chỉ báo tốt để đi cùng. Và có một vài điều nữa cần biết về cửa sổ này. Đầu tiên, biểu tượng có hai mũi tên trên đó sẽ cho phép bạn hoán đổi vị trí của các tài liệu để so sánh, giả sử nếu bạn vô tình chọn phiên bản đã sửa đổi của mình làm tài liệu gốc. Và thứ hai, nhấp vào biểu tượng dấu mũ sẽ cung cấp cho bạn một loạt các tùy chọn mới để so sánh những gì và như thế nào.
Vì vậy, nếu bạn không cần phải so sánh đầu trang và chân trang, thay đổi chữ hoa chữ thường hoặc khoảng trắng, chẳng hạn, bạn có thể tắt các hộp kiểm đó. Và như bạn có thể thấy, theo mặc định, Word sẽ tạo một tài liệu mới để so sánh, vì vậy khi bạn đã sẵn sàng kiểm tra, hãy nhấp vào “OK” trên cửa sổ này để xem.
Tính năng này không hoàn hảo và nếu bạn không quen với cách đọc các thay đổi được theo dõi trong tài liệu Word, ban đầu bạn có thể thấy việc xem qua tệp mới là một thách thức. Nhưng điều này là như vậy, tốt hơn rất nhiều so với việc phải đọc cả hai tài liệu cạnh nhau để tìm các chỉnh sửa! Tôi đã thực hiện một số hiệu đính trong quá khứ và điều đó giống như cơn ác mộng của riêng tôi. Cùng với việc phải diễn thuyết trước đám đông. Hoặc phải bay qua sóng gió. Hoặc đưa ra một bài phát biểu khi đang bay qua sóng gió.
Ừm, tôi sẽ dừng ở đó. Điều này có thể mất một thời gian.
