Mặc dù đã tồn tại hơn ba mươi năm, email vẫn chiếm thời gian rảnh rỗi, gây khó chịu, bực bội và bực tức. Những email kỳ quặc cũng khiến chúng tôi hài lòng nhưng phần lớn, chúng là một công việc vặt hơn là niềm vui. Còn nếu bạn có thể tự động gắn nhãn email trong Gmail, sắp xếp tất cả, dán nhãn và xóa thư rác? Điều đó sẽ không làm cho cuộc sống dễ dàng hơn một chút sao?
Hộp thư đến tự giám sát là chén thánh theo như tôi nghĩ. Thư rác có thể bị loại bỏ, các email tiếp thị và quảng cáo có thể được gắn nhãn và đặt sang một bên và các email quan trọng có thể được gắn nhãn như vậy và được đặt trong một thư mục mà bạn sẽ nhìn thấy chúng. Tất cả các nền tảng email đều nói rằng họ cung cấp loại hình tổ chức này nhưng theo kinh nghiệm của tôi, chỉ có một nền tảng cung cấp. Gmail.
Tính năng nhãn đã thực sự thay đổi cách tôi sử dụng Gmail. Bây giờ tôi có thể tự tin sử dụng địa chỉ email này để báo giá bảo hiểm, đăng ký các trang web mới và tất cả những hoạt động thường dẫn đến một loạt thư rác. Họ vẫn gửi trận tuyết lở đó nhưng bây giờ nó không tràn vào hộp thư đến của tôi.
Tự động gắn nhãn email trong Gmail
Nhãn giúp bạn sắp xếp tất cả email của mình và sắp xếp chúng theo cách dễ quản lý. Nhãn là Gmail nói cho các thư mục và có thể tự động xác định, phân loại và sau đó sắp xếp tất cả các email đến bằng cách sử dụng các nhãn này.
Đặt nhãn Bảo hiểm chẳng hạn, tôi có thể có tất cả thư rác và tiếp thị báo giá bảo hiểm thông thường từ công ty bảo hiểm của tôi được gắn nhãn và gửi đến thư mục đó. Sau đó, tôi có thể đọc hoặc xóa hàng loạt chúng khi tôi thấy phù hợp. Tôi có thể rửa và lặp lại điều này bao nhiêu lần tùy thích cho bất kỳ chủ đề hoặc người gửi nào làm ngập hộp thư đến của tôi.
Hãy tạo một nhãn email rác sẽ phân loại tất cả email spam mà bộ lọc của chính Gmail không bắt được.
- Chọn Tạo nhãn từ menu bên trái. Chọn Thêm nếu nó không hiển thị.
- Đặt tên cho nhãn mới của bạn có ý nghĩa và chọn Tạo.
- Chọn nhãn mới của bạn và chọn mũi tên xuống trong thanh tìm kiếm ở đầu trang.
- Thêm ‘hủy đăng ký’ vào dòng Bao gồm Từ.
- Chọn Tạo bộ lọc.
- Chọn Áp dụng nhãn và chọn nhãn bạn đã tạo.
- Chọn hộp bên cạnh bất kỳ toán tử nào khác mà bạn muốn. Đánh dấu là đã đọc là một điều hữu ích.
- Chọn Tạo bộ lọc.
Giờ đây, mỗi khi có thư rác hoặc email tiếp thị, Gmail sẽ quét nó để tìm từ "hủy đăng ký" và sẽ gắn nhãn và di chuyển nó. Vì hầu hết các thư rác hợp pháp đều có chứa từ này ở đâu đó, nên nó là toán tử hữu ích nhất để sử dụng khi đối phó với thư rác.
Gắn nhãn email công việc trong Gmail
Đối với các bộ lọc email khác, từ bạn bè hoặc từ nơi làm việc, chẳng hạn, bạn có thể thêm nhãn tên của họ, địa chỉ email @ worplace.com hoặc một cái gì đó khác duy nhất cho người gửi hoặc loại email. Tiềm năng của những nhãn này là rất lớn.
Ví dụ: nếu bạn làm việc ở ngoài văn phòng, việc gửi tất cả email công việc vào thư mục Công việc để bạn có thể xem chúng nhanh chóng có thể hữu ích.
- Chọn Tạo nhãn từ menu bên trái.
- Đặt tên cho nhãn mới của bạn là Work và chọn Create.
- Chọn nhãn Công việc của bạn và chọn mũi tên xuống trong thanh tìm kiếm ở đầu trang.
- Thêm phần cuối cùng của địa chỉ email vào dòng Từ. Ví dụ: ‘@ Nơi làm việc.com’.
- Chọn Tạo bộ lọc.
- Chọn Áp dụng nhãn và chọn nhãn Công việc.
- Chọn Tạo bộ lọc.
Từ bây giờ, tất cả các email công việc từ một miền nhất định ‘@ Nơi làm việc.com’ sẽ được gửi đến thư mục Công việc đã được tạo trong ngăn bên trái. Vì chúng tôi không thêm bất kỳ toán tử nào nên chúng sẽ không được đánh dấu là đã đọc và bạn sẽ thấy số lượng email bên cạnh thư mục.
Loại trừ email khỏi nhãn
Nếu bạn nhận thấy rằng một số email nhất định đang nằm trong các nhãn không nên có này, bạn có thể sử dụng loại trừ để xóa chúng. Ví dụ: nếu bạn muốn giữ các bản tin nhất định cũng sử dụng ‘hủy đăng ký’ và chúng bị mắc vào bộ lọc ở trên, bạn có thể sử dụng toán tử ‘-‘ để loại trừ chúng.
Chỉ cần thêm - (* @ emailaddress.com) vào phần Từ của bộ lọc và chúng sẽ không được đưa vào. Dấu * là một ký tự đại diện sẽ nắm bắt bất kỳ địa chỉ nào từ miền đó và dấu ‘-‘ cho Gmail biết không bao gồm địa chỉ trong nhãn.
Bạn có thể tạo bao nhiêu nhãn trong Gmail tùy thích và yêu cầu chúng làm mọi thứ từ phân loại thư rác đến lọc công việc, nhóm, sở thích hoặc bất cứ điều gì. Nếu hộp thư đến của bạn tràn ra đường nối từ quá nhiều thùng rác và kết quả là bạn mất các email hữu ích, thì đây là một cách rất đơn giản để lấy lại quyền kiểm soát.
Nếu bằng cách nào đó Gmail có thể tạo ra một addon có thể tự động xóa tôi khỏi danh sách đăng ký khỏi hàng trăm email rác mà tôi nhận được hàng tuần, thì đó thực sự sẽ là email tối ưu!