Thêm mục lục là một cách hữu ích để tổ chức các chủ đề hoặc chương trong Tài liệu Google của bạn để người đọc có thể nhanh chóng xem và tìm thấy chính xác những gì họ đang tìm kiếm. Nó cũng tăng thêm tính chuyên nghiệp cho toàn bộ.
Bất kể bạn là nhân viên có công ty yêu cầu sử dụng Google Tài liệu để làm tài liệu kinh doanh, một tác giả viết tiểu thuyết hay một sinh viên viết một bài luận hoặc luận văn dài, rất có thể bạn sẽ yêu cầu Mục lục.
Rất may, Google Tài liệu đã cung cấp một tính năng có thể tạo Mục lục sẽ tạo liên kết đến từng phần được đánh dấu bằng tiêu đề. Về mặt kỹ thuật, bạn chỉ có thể tạo ToC theo cách thủ công, nhưng việc tạo tất cả các liên kết cho mọi phần có thể là một vấn đề lớn. Vì vậy, để tránh mọi trở ngại không cần thiết có thể xuất hiện khi cố gắng tự làm tất cả, tôi sẽ cung cấp các bước để thêm Điều khoản làm việc bằng cách sử dụng tùy chọn tích hợp sẵn của Google trong phần bên dưới.
Tạo Mục lục trong Google Tài liệu
Khi hướng dẫn bạn quá trình thêm ToC vào Google Tài liệu của bạn, hãy biết rằng nó có thể được thực hiện bằng bất kỳ trình duyệt nào, mặc dù Google Chrome rõ ràng sẽ là lựa chọn ưu tiên. Bạn cũng sẽ không cần bất kỳ tiện ích mở rộng hoặc ứng dụng của bên thứ ba nào để thực hiện nó.
Các tiêu đề sẽ rất quan trọng đối với tài liệu của bạn. Thậm chí nhiều hơn thế nếu bạn định thêm ToC vào đó. Bạn sẽ cần đảm bảo rằng các tiêu đề của mình nhất quán và bạn đang sử dụng các tiêu đề chính xác cho những việc phù hợp.
Tiêu đề 1 nên được sử dụng làm tên chính của phần hoặc cho một chương. Nếu bạn phải chia một phần thành các chủ đề nhỏ hơn dựa trên ý nghĩa của phần đó, thì bạn có thể sử dụng tiêu đề có kích thước tiếp theo. Nhưng bạn vẫn sẽ quay lại Tiêu đề 1 khi phần tiếp theo bắt đầu.
Đảm bảo rằng tài liệu của bạn được định dạng đúng sẽ làm cho toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ hơn nhiều. Nếu bạn cần quay lại và thay đổi kích thước của các tiêu đề:
- Cuộn qua tài liệu của bạn và tìm tiêu đề đầu tiên của bạn, đánh dấu nó, sau đó chọn Tiêu đề 1 từ Phong cách trình đơn thả xuống.
Bạn sẽ muốn làm điều này với mọi tiêu đề hoặc phần. Bất cứ thứ gì trong Đoạn văn phong cách sẽ không được làm nổi bật trong Mục lục. Khi bạn đã định dạng xong, bây giờ bạn có thể thêm ToC.
Thêm Mục lục bằng Tính năng Google Tài liệu Tích hợp
Điều quan trọng là bạn phải đặt con trỏ ở nơi bạn muốn ToC đặt. Bạn có thể đặt điểm chèn ở bất kỳ đâu bạn muốn mục lục đi vào tài liệu của mình. Bạn có thể muốn nó ở đầu hoặc cuối tài liệu vì đây thường là nơi bạn sẽ tìm thấy một Điều khoản lao động. Khu vực chuyên nghiệp hơn bạn sẽ thấy Điều khoản phải xuất hiện sau tiêu đề ban đầu nhưng trước phần giới thiệu hoặc phần nội dung tài liệu của bạn.
Khi bạn đã quyết định địa điểm cho Điều khoản của mình, hãy nhấp chuột trái vào khu vực đó. Theo dõi điều này bằng cách nhấp vào Chèn tab và đánh dấu Mục lục trong menu. Bạn sẽ thấy hai tùy chọn để lựa chọn.
- lựa chọn 1 - Đây là một mục lục văn bản đơn giản với các số ở bên phải.
- Lựa chọn 2 - Tùy chọn này không sử dụng số trang mà thay vào đó sẽ chèn các siêu liên kết chuyển đến phần được ghi chú.
Sự lựa chọn của bạn nên được xác định bởi loại tài liệu. Loại có số dành cho các tài liệu bạn định in ra. Tùy chọn với các liên kết có nghĩa là để xem trực tuyến. Nếu tài liệu là bài tập bạn cần nộp, thì tùy chọn đầu tiên là tùy chọn tốt nhất. Lập kế hoạch đăng tài liệu trực tiếp lên web? Chọn tùy chọn thứ hai. Sau khi bạn đã nhấp vào một tùy chọn, Google Tài liệu sẽ tự động tạo ToC và đặt nó ở nơi bạn đã chọn.
Tùy chọn thứ hai dựa vào khả năng của bạn để sử dụng các tiêu đề chính xác cho các chương, chủ đề hoặc phần của bạn được đặt trong tài liệu. Điểm này đã được đề cập trước đây nhưng tôi cảm thấy cần phải xem lại nó một lần nữa. Nếu mục đích của bạn là tạo một mục lục liên kết đến các phần cụ thể của tài liệu, bạn phải định dạng từng chương — hoặc tiêu đề — bằng cách sử dụng các kiểu tiêu đề chính xác. Điều này cho phép Tài liệu biết cách điền vào bảng thêm các liên kết có thể nhấp.
Mỗi kiểu tiêu đề được xử lý hơi khác nhau trong mục lục. Các Tiêu đề 1 kiểu biểu thị mục nhập cấp cao nhất trong mục lục. Tiêu đề sử dụng Tiêu đề 2 kiểu được coi là phần phụ và xuất hiện thụt vào bên dưới phần trước Tiêu đề 1 kiểu trong bảng. Tiêu đề 3 là một phần phụ của Tiêu đề 2 , và như thế.
Nếu bạn phải thay đổi các tiêu đề của mình theo bất kỳ cách nào (hoặc bất kỳ thay đổi nào ảnh hưởng đến Điều khoản của bạn), bạn có thể cập nhật mục lục của mình để phản ánh những thay đổi đó. Chỉ cần nhấp vào mục lục trong phần nội dung của tài liệu và sau đó nhấp vào Cập nhật Mục lục cái nút.
Để xóa mục lục khỏi tài liệu của bạn, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp chuột phải vào nó và chọn Xóa mục lục .
Tạo Mục lục trên Android
Rất tiếc, Google Tài liệu hiện không cung cấp tính năng này trên Android, bạn sẽ phải sử dụng máy tính hoặc thiết bị iOS.
Tạo Mục lục trên iPhone hoặc iPad
- Mở tài liệu bạn muốn thêm mục lục vào trong Google Tài liệu.
- Bây giờ, hãy nhấn Biên tập ở cuối màn hình.
- Sau đó, chạm vào nơi bạn muốn mục lục và chọn Chèn ở trên cùng bên phải của màn hình.
- Tiếp theo, chọn Mục lục.
- Từ đây, chọn giao diện mục lục của bạn.
Sử dụng Google Tài liệu
Google Documents có rất nhiều tính năng hữu ích được tích hợp sẵn. Thực tế là nó được sử dụng miễn phí làm cho nó trở nên lý tưởng hơn. Với các bước được đề cập ở trên, bạn có thể điều hướng qua các tài liệu đơn giản bằng cách nhấp chuột.